Federal riktlinjer för bevarande av anställda W-4s

En anställd skickar en W-4 till en arbetsgivare för att sätta in inkomstskatt från intäkter. Arbetsgivaren håller då formuläret i medarbetarens personaldokument. Internal Revenue Service uppmanar medarbetarna att uppdatera inkomstförhållanden om personliga omständigheter ändras. Följ federala riktlinjer för behållning av anställda W-4s i ditt lilla företag för att säkerställa att din lagring är tillräcklig, laglig och fullständig.

Federal Income Tax Retaining Documents

Den federala regeringen innehåller en mängd olika dokument i gruppen av kvarhållande handlingar som en arbetsgivare måste behålla. Enligt en publikation av Automatic Data Processing Inc. måste arbetsgivare behålla alla poster som avser anställdas betalningar, skatterapporter och insättningar. Detta mandat omfattar skatter på federal, socialförsäkring, medicare och federal arbetslöshetskatt. Enligt dessa riktlinjer måste arbetsgivare behålla W-4 formulär i enlighet med federala krav.

Retention Period

Behållningsperioden för W-4-formulär är minst fyra år efter det att skatterna betalades eller betalades - vilket datum senare är. Detta krav gäller inte bara W-4 formulär utan alla arbetsskatteuppgifter i arbetsgivarens innehav. De fyra åren är en minsta riktlinje.

Retention Format

En arbetsgivare kan hålla W-4 blanketterna i pappersformat eller elektroniskt format, beroende på vilket format arbetsgivaren föredrar. Internal Revenue Service tillåter arbetsgivare att lagra skattposterna elektroniskt på en CD-ROM eller en hårddisk för att spara utrymme. Den elektroniska posten måste identifiera källdokumentet och W-4 måste skrivas ut och läsas.

Statliga riktlinjer

Statliga riktlinjer varierar, men många kompletterar och speglar federala krav. Arbetsgivare måste följa statliga riktlinjer för verksamheten. Minsta retentionperioder sträcker sig från ingen för stater som Nevada och Tennessee till sex år för Michigan och åtta år för Minnesota. Om en arbetsgivares stat har längre behållningskrav än det federala kravet måste arbetsgivaren följa statens krav.

Avsättning av W-4

Efter att retentionstiden slutar, kräver lagen om rättvisa och exakta kreditransaktioner arbetsgivaren att sköta skattehandlingarna effektivt. Federal Trade Commission föreslår att arbetsgivare bränner, pulveriserar eller rensar skattedokument i pappersformat. Arbetsgivare som lagrar skattedokument på elektroniska medier måste förstöra eller radera informationen helt, så att ingen kan läsa eller rekonstruera den.