Federal Labor Laws om resetid och utgifter

Fair Labor Standards Act (FSLA) är grunden för federala löne- och arbetstidsregler som verkställs av arbetsdepartementet. Huruvida körtid anses vara arbetstid är en fråga som gäller för anställda som betalas per timme, vanligen kallad icke-anställda anställda, och som är skyddade av FSLA: s minimilön och övertidslön. När det gäller ersättning för resekostnader kräver federal lag inte arbetsgivare att ersätta arbetstagare för resekostnader, men arbetsgivare gör i allmänhet det.

Pendling vs Arbetstid

FSLA-regler kräver att en icke-anställd anställd betalas för att resa under arbetstiden, men inte för tid som går till och från arbetet. Om resan är nödvändig före eller efter vanlig arbetstid kan en del av tiden som reser till kontoret dock kompenseras som arbetstid. Om du till exempel behöver en anställd att resa till en annan plats på väg till jobbet för att utföra en uppgift, till exempel inköp av kontorsmaterial, från det att arbetstagaren anländer till kontorsmateriel tills han reser till kontoret är kompenserbar arbetstid .

Utanför och nattresor

När engångsarbetare reser ut ur stan eller över natten för arbetsändamål, är en del av resetiden vanligen kompenserbar som arbetstid. Om din anställd måste resa till en flygplats för ett flyg, behandlas resetiden hemifrån till flygplatsen som pendlingstid; Den tid som spenderas vid flygplatsen och resan till affärsorten är dock kompenserbar arbetstid. Detsamma gäller när arbetstagaren reser. I situationer där flygtiderna kräver att arbetstagaren ska resa före och efter vanligt arbetstid har hon rätt att betala för all restid mellan flygplatser och kan ha rätt till övertidslön beroende på det totala antalet kompenserade restidstimmar.

Ersättning för resekostnader

FSLA har inga regler om arbetsgivarens skyldighet att ersätta en anställd för affärsrelaterade resekostnader. Ingen federal lag kräver ersättning. Men eftersom IRS-regler tillåter arbetsgivare att ta skatteavdrag för legitima resekostnader för arbetstagare, är det praktiskt för arbetsgivare att ersätta anställda för resekostnader.

De viktiga frågorna på detta område tenderar att fokusera på huruvida resekostnaderna är affärsmässiga och att kostnaderna är tillräckligt dokumenterade. Till exempel kräver IRS-regler alla avdrag för resekostnader över $ 75 säkerhetskopieras med kvitto. IRS har också alternativa regler som tillåter arbetsgivare att använda en per diem-kursplan för resekostnader.

Andra överväganden

Många stater har arbetslagar som ger anställda större rättigheter än federal arbetsrätt. Om ditt företag är beläget i ett av dessa stater måste du följa de statliga arbetslagarna.

Till exempel, även om federal lag inte kräver ersättning för resekostnader för arbetstagare, har Kalifornien lag ett sådant krav. Kalifornien Labour Code avsnitt 2802 mandat att arbetsgivare ersätta anställda för alla nödvändiga utgifter och förluster som är arbetsrelaterade. Avsnitten 13700-13706 i California Code of Regulations innehåller en detaljerad förteckning över de kostnader som omfattas av lagen, liksom bestämmelser om registrering av kostnader och hur sättet ska ersättas.