Fem egenskaper av företagsmeddelanden

Även om pitching-idéer, att söka försäljning och bedriva affärsmöten är mest effektiva i en ansikte mot ansikte, ibland krävs det professionella att lämna ett meddelande. När du skickar företagsrelaterade e-postmeddelanden och talar till telefonsvarare kan du fortfarande göra en effektiv tonhöjd. Många affärer och mänskliga resurser webbplatser ger listor med sju, 10 eller till och med 12 gemensamma drag av framgångsrika affärsmeddelanden. Du kan uppnå effektiv kommunikation med intressenter och kunder genom att implementera bara fem huvudegenskaper.

Rättfärdighet och Conversation Tone

Oavsett om det skickas via telefon eller e-post, bör ett företagsmeddelande ha en avslappnad, trevlig och konversationskonfiguration. Det är viktigt att du talar på ett vänligt och inbjudande sätt som uppmuntrar ett svar från mottagaren. Avstå från att låta känslomässig, konfronterande eller klagande. Istället är du artig, med hjälp av positiva ord och fraser som "tack", "tack", "uppriktigt", "vi uppskattar" och "hälsningar". Du borde fråga dig själv, "Skulle jag ha tyckt om att läsa detta?" enligt Roger Reynolds, VD och koncernchef för ABCO Payroll Services Inc.

KORTHET

Att vara kortfattad är ett mycket viktigt inslag i företagskommunikation. Sträva efter att få din poäng på ett flitigt sätt och lägg upp din idé eller oro i så få ord som möjligt. Undvik att använda körningsmeningar, långa uttryck och undvika repeterande innehåll. Concision sparar tid och pengar för båda parter, enligt Explore HR-webbplatsen. Genom att eliminera onödig formulering och bara ge en artig hälsning, relevanta uttalanden och en inbjudan att svara, uppvisar du vikten av dina idéer eller bekymmer. Reynolds föreslår att du kommer direkt till ämnet för meddelandet, undviker "filler" ord och frasering och inte hyser tidigare korrespondens.

Korrekthet och noggrannhet

Att lämna ett meddelande eller skicka ett mail med fel information eller innehåll är inte bara pinsamt, det är också oprofessionellt, tidskrävande och dyrt. När fel i ett företagsmeddelande innehåller felstavade namn eller mottagarens personliga uppgifter blir det också stötande. Innan du skickar ett e-postmeddelande eller ringer ett kund- eller associeringsnummer, se till att du har kontrollerat dina fakta för korrekthet och verifierat alla tillämpliga nummer eller belopp. Var alltid säker på att du har rätt namn, stavning och uttal av kontaktpersonen för skriftlig och muntlig kommunikation. När du skickar skriftliga meddelanden använder du alltid ordentlig grammatik, stavning och skiljetecken och korrekturläsning innan du skickar.

Klarhet och precision

Klarhet är en av de viktigaste komponenterna i ett framgångsrikt företagsmeddelande. Du bör tydligt ange ditt företag utan att slå runt bushen, enligt affärskommunikation coach Ric Phillips. "Ange klart dina mål eller önskningar, och folk kommer att respektera dig för ditt ledarskap och idéer", säger Phillips. Använd bekanta ord, korta meningar och undvik tekniska villkor och företagsjargong för att eliminera eventuell förvirring eller gissning för läsaren eller samtalsmottagaren. Det borde inte vara nödvändigt för mottagaren att ifrågasätta, dechiffrera eller översätta avsiktet på ditt meddelande.

konkretion

Både Reynolds och Explore HR föreslår sätt att säkerställa konkretiteten i ditt innehåll, vilket är viktigt för effektiviteten av dina företagsmeddelanden. Målet är att skapa en levande bild och en tydlig förståelse av ditt budskap inom medvetenheten hos din mottagare. Använd handlingsbara verb, livliga beskrivningar och specifika konkreta språk för att framkalla intresse. Använd fakta och siffror snarare än vaga generaliseringar. Var så beskrivande och bestämd som möjligt utan att offra på korthet.