En vänlig öppning för ett företagsbrev

När de flesta människor sätter sig ner för att skriva ett företagsbrev, är deras första lutning att skriva formellt - ibland för formellt. Medan ett företagsbrev bör vara professionellt och artigt behöver det inte vara så styvt att läsa det är besvärligt eller värre, du kommer ut som oförskämd och självbetydande. En vänlig öppning för ditt företagsbrev kan hjälpa dig att undvika detta genom att lägga till någon personlighet i din kommunikation. Det är också ofta ett sätt att visa brevets mottagare att du bryr dig om henne, inte bara det behov du kommunicerar i brevet.

Den vänliga hälsningen

Vad de flesta kallar den "vänliga öppningen" är vanligtvis den första raden av text efter hälsningen. Men hälsningen kan hjälpa dig att ställa upp ditt brev för en vänlig början. Du bör alltid adressera mottagaren som du skulle om du såg honom: Förnamn om du är på bekanta villkor och titel och efternamn om du inte är eller om du inte känner till honom. Det är dock acceptabelt att använda " Hej " istället för en mer formell hälsning om du känner personen väl eller om brevets innehåll inte skulle göra denna hälsning besvärlig.

Till exempel, "Hej Michelle", är lämpligt i ett introduktionsbrev. Det skulle inte vara i ett avslagsbrev.

Anpassa när lämplig

I de flesta fall bör du begränsa din vänliga öppning till en mening efter hälsningen. Sedan får du rakt till punkten genom att skriva något som " Jag skriver för att fråga om ... " Men om du känner personen du skriver bra och du vill ägna några linjer till personliga händelser i hennes liv, gärna göra det. Till exempel kan du skriva, " Jag var glad att höra om din marknadsföring till chefen. Jag tycker du är perfekt för jobbet." Ett annat exempel är, " Jag hoppas att din resa till Spanien var allt du trodde det skulle vara. Jag skulle gärna vilja se bilder snart. "

Börja med ett tack

Det finns ett antal olika sätt att du kan börja ditt brev på ett vänligt sätt. Om du känner personen som du skriver, försök att tänka på något som han nämnde under dina tidigare samtal tillsammans och använda det som öppningen; detta visar honom att du bryr dig och uppmärksammar detaljerna. Om du inte känner personen väl eller alls kan du börja med att tacka honom. Till exempel kan du skriva, " Tack för att du tillåter mig att skicka dig min rapport för granskning. "

Saker att undvika

Gush inte eller vara alltför artig. Att använda ord som "tack" och "tack" är bra, men du borde begränsa dem så att din mottagare inte tror att du saknar självförtroende, så ditt brev låter professionellt, inte som det ber om.

Använd inte din första mening för att prata om en personlig händelse som du inte borde veta om eller som är på något sätt känslig. Stora kontorsnyheter - som en kampanj, ett äktenskap eller en ny bebis - är bra, men fråga inte din chef hur hennes weekendresa till Maine var om hon inte pratade med dig om att gå. Lägg inte till detaljer om dig själv och ditt liv om du inte känner personen väl eller hon har bett i en tidigare skrivelse.