GAAP Regler för osäkra skulder

När du äger ett företag, skulle du vilja tro att varje kund som är skyldig dig pengar kommer att betala fullt ut. I verkligheten kommer dock en viss procentandel av kunderna troligt att de uppfyller sina skyldigheter. De finansiella redovisningsstandarderna känd som GAAP - allmänt accepterade redovisningsprinciper - innefattar förfaranden för uppskattning, rapportering och så småningom avskrivning av osäkra fordringar.

Kundfordringar

När kunderna är skyldiga till dina affärer pengar är den skulden upptagen i din balansräkning som en tillgång, kallad kundfordringar eller "A / R". Enligt GAAP måste du utvärdera dina utestående kundfordringar från tid till annan - säg en gång per år eller en gång i kvartalet - och uppskattar hur mycket av det totala du tror att du förmodligen inte kommer att kunna samla in. Företagen gör sin uppskattning utifrån tidigare erfarenheter.

Dålig skuldkostnad

Enligt GAAP, när du gör försäljning till kunder, genomsöker du omedelbart intäkterna i resultaträkningen - även när kunderna inte betalar omedelbart. När du inte kan samla på kunders konton måste du rapportera en kostnad för att kompensera de intäkter du rapporterade vid tidpunkten för försäljningen. Detta är känt som en "osäkra fordran". Men här är det som blir svårt: Du väntar inte på att konton går sämre innan du rapporterar en kostnad. Snarare rapporterar du en kostnad baserat på den uppskattning du kom fram när du analyserade dina kundfordringar. Säg att du har $ 50 000 i årsredovisning, och din analys tyder på att $ 1500 inte kommer att hämtas. GAAP kräver att du rapporterar omedelbart om $ 1500 skuldkostnad. Du vet inte vilka särskilda konton som kommer att bli dåliga - men du vet att vissa kommer, och GAAP insisterar på att dina finansiella rapporter speglar det.

Ersättning för tvivelaktiga konton

Paired med kundfordringar i ett typiskt företags böcker är ett specialkonto som kallas "ersättning för osäkra konton" eller "ersättning för inkassokonton". Det här är en "contra asset", vilket betyder att det motverkar saldot på ett annat tillgångskonto - i detta fall A / R. Det belopp du rapporterar som en skuldkostnad går in i denna ersättning. Fortsatt med exemplet skulle du ha ett kundfordringsaldo på $ 50 000 med ett tillägg på $ 1500. Enligt GAAP ska din balansräkning rapportera A / R "Nettoförlösen". Så i din balansräkning visas netto kundfordringar på $ 48 500.

Avskrivningar

Vid något tillfälle kommer du faktiskt att betrakta ett konto som inte kan samlas in. När det händer, skriver du av kontot. Säg att du bestämmer dig för att en viss skuld på $ 100 är inkassibel. Först minskar du dina kundfordringar med $ 100. Du minskar också ersättningen för osäkra konton med $ 100. Så i exemplet skulle ditt kundfordringsaldo sänkas till 49, 900 dollar, medan ersättningen skulle sjunka till 1400 dollar. Observera dock att din nettokontofordran förblir densamma: $ 49.900 - $ 1.400 = $ 48.500. Denna avskrivning sker endast i balansräkningen. Du har redan rapporterat om osäkra fordringar, så det har ingen inverkan på resultaträkningen.

justeringar

Om det fortfarande finns pengar kvar i tvivelaktiga ersättningen nästa gång du granskar A / R, kan du kanske rapportera en mindre osäkra fordran. Till exempel, säg ersättningen har $ 500 kvar i den när du utför din regelbundna granskning. Om du bestämmer att $ 1.300 av dina konton är inkassofria behöver du bara rapportera en $ 800-skuldkostnad, vilket ger ersättningen tillbaka till den nödvändiga $ 1.300. Å andra sidan, om din ersättning löper ut snabbare än förväntat mellan recensioner och du måste avskriva mer osäkra fordringar, måste du fylla på ersättningen genom att ta en extra skadeståndsedel omedelbart.