Allmänna kontonbeskrivningar

En huvudbok är en notering bestående av konton. Beskrivningar av dessa konton hjälper till att förstå en storbokstav och navigera den. Överväg beskrivningar som användbara tips för att göra bokföringsinformation användarvänlig. Utan beskrivningar skulle det vara en mardröm att hitta specifika data - du skulle ha koder eller något liknande "AA22" och ingen skulle veta vad det betyder, skapa förvirring, vilket leder till en mycket ineffektiv och ineffektiv redovisningsprocess.

Betydelse

Den huvudsakliga betydelsen av allmänna bokföringsbeskrivningar är att göra innehållet i varje konto tydligt, vilket avspeglar varje konto. En användare kan skanna ett system eller en rapport och ha en aning om vad varje konto innehåller. Till exempel, om ett företag har två checkkonton, "Bank A" och "Bank B", är det meningsfullt för beskrivningar som ska läsas: "Cash - Bank A" och Cash - Bank B. "När du tittar på transaktioner enligt Kassa - Bank A, du vet att den innehåller transaktioner i banken A, vilket gör kontoanalys och forskning lätt.

Funktioner

Beskrivningar av konton bör fokuseras. En beskrivning kan vara "Hyreskostnad" om ett företag betalar hyra till en hyresvärd. Om ett företag betalar hyra till mer än ett ställe med två olika konton, så är det meningsfullt att ha två beskrivningar i varje konto, såsom "Hyreskostnad - Los Angeles" och "Hyreskostnad - San Francisco".

Redovisningsbeskrivningar är särskiljande. Det är inte meningsfullt att ha många konton med samma namn och inget annat att skilja på dem. Om alla dina kostnadskonton heter "utgifter" och inget annat blir det svårt att hitta något specifikt, till exempel lönekostnader eller försörjningsutgifter.

överväganden

Gör inte bokföringsbeskrivningar långa eller försvunna. Håll det enkelt och med så få ord som möjligt. Undvik att använda verb eller vara alltför förklarande. Till exempel undvik denna typ av beskrivning: "Mottagbar från Mr X från skoljobb på 3-21-10 - betalas delvis på arbetsdag." I de flesta bokföringssystem kan du lägga till detaljer om jobbet eller situationen enligt kundens information eller jobbinformation, inte under kontobeskrivningen. Istället kan du få en beskrivning av det här kontot fordran som "Mr. X".

Vid utformning av nya kontobeskrivningar, överväg dess klassificering. Om ett konto t.ex. är en skuld, bör du för att undvika att beskriva det som en kostnad eller en intäkt. Håll dig till kontoklassificeringen eller skapa förvirring.

Standardisera

Skapa ett vanligt sätt att skriva beskrivningar och ändra eventuella ändringar du gör på befintliga konton. Till exempel kan alla dina beskrivningar börja med en bokstav och resten inte aktiveras. Undvik att aktivera alla bokstäver i alla konton eftersom det gör det svårt att läsa. Den goda nyheten är att de flesta bokföringsprogram låter dig enkelt ändra kontobeskrivningar.

timing

När du ändrar befintliga kontobeskrivningar måste du vara medveten om att rapporter som körde före ändringen innehåller den gamla kontobeskrivningen och som kan skapa förvirring. Du kan till exempel ha ett konto med namnet "Office supplies" som ändras till "Supplies." Folk kommer att undra om det är samma konto eller ett annat konto. Det är bättre att ändra befintliga konton i början av året för att minimera missförstånd.