General Ledger Procedures

Redovisningsprogrammet innehåller två huvudfunktioner: en generell huvudbok och rapporteringsmöjligheter. Den allmänna boken är det stycke du använder för att ange dagliga transaktioner och informationskällan för finansiella rapporter. Trots att du skapar rutiner för att använda huvudboken är en bra affärspraxis, är det viktigt när du har fler än en person som gör poster.

Fordringar

Många företag strukturerar sina redovisningsavdelningar så att en person lämnar in information om kundfordringar medan en annan anställd hanterar leverantörsskulder. Detta hjälper till att förhindra dubbla poster, även om en enda detaljorienterad bokhållare vanligtvis kan hålla reda på både i huvudboken. Gör det klart för redovisningsmedarbetare som är auktoriserad att införa fordringsinformation och ange vad som utgör en fordran. I de flesta fall är det pengar som kommer in i företaget eller som är skyldigt till företaget, såsom betalningar som mottagits eller förväntas från kunder. Storlegen spårar utestående fakturor samt betalningar som har gjorts. Det är till hjälp att göra det som standardförfarande för den kundfordringsansvarige för att skapa inbetalningsblanketter för dagliga inkomster och gruppbokföringsposter med inbetalningsnummer. När insättningen är upptagen i ditt bankkonto kan han markera insättningen som avslutad.

skulder

Leverantörsskulden hanteras vanligtvis av en ledande medlem av din redovisningspersonal om du har flera redovisningsansatte. Leverantörerna redovisar de pengar som lämnar ditt företag, till exempel betalningar till verktyg, leverantörer och anställda som löneavgift. Din betalningsansvarige gör inskrivningar i huvudboken när du skapar checkar för betalningar, och hon markerar dem som betalda när kontrollerna rensar banken. Detta hjälper till med månatliga avstämningar.

Andra användningsområden

Inkomsterna kommer inte alltid i form av enkla kontroller från kunder. Med huvudboken kan du spåra investeringsinkomster, till exempel ränteintäkter. Det låter dig också spåra kapitalförsäljning, till exempel när du säljer din leveransbil för att köpa en ny. Förutom förväntade månatliga räkningar och utgifter spårar du även engångsinköp - som den nya leveransbilen - i huvudboken. Om du har flera bankkonton, till exempel ett besparings- och kontrollkonto, ska alla överföringar mellan konton vara inloggade i huvudboken.

avstämningar

Varje generell huvudbok post ska tilldelas en kontokod baserad på dess typ. Betalningar till försäkringsbolag, till exempel, borde ha samma kontonummer, även om du kan använda subkonton för att skilja dem från varandra. Intäkter från hyran ska klassificeras annorlunda än kundinköp. Detta hjälper dig att slutföra månatliga avstämningar. Din ledande befattningshavare bör avstämma huvudboken i slutet av varje månad för att säkerställa att saldot överensstämmer med dina bankkonton. Om de inte gör det borde han undersöka problemet tills huvudboken försonar. Genom att göra månatliga avstämningar gör din årliga avstämning mycket enklare och säkerställer att balansräkningen och resultaträkningarna är korrekta hela året.