Hur man dokumenterar anställda problem och en förbättringsplan

Dokumentation av prestandaproblem för anställda kan vara tidskrävande, och redan överdrivna småföretagare kan ifrågasätta värdet av dokumentation eller prestationsförbättringsplaner. De flesta företag i USA är vilseledande, vilket innebär att en anställd kan avfyra när som helst av goda skäl, dålig anledning eller ingen anledning alls. Men medan det kan tyckas snabbare och lättare att lämna en anställd, finns det stora fördelar - både när det gäller dollar, ansvar och övergripande anställdas moral - för att hjälpa honom att förbättra i stället.

1.

Håll anteckningar om varje problematisk incident du har observerat. Inkludera detaljer om vad som hände, var och när händelsen inträffade, om det fanns några vittnen, de negativa följderna och politiken och förfarandena kränktes. Notera statistiska data, eller frekvensen av medarbetarens beteende jämfört med arbetsgruppens genomsnitt, om tillämpligt. Skriv till exempel antal gånger arbetstagaren var sen jämfört med antalet totala arbetsdagar eller antalet misstag som arbetstagaren gör jämfört med det genomsnittliga antalet misstag som görs av medarbetare.

2.

Diskutera problemhändelserna med arbetstagaren - din dokumentation är värdelös om den inte handlar om eller om arbetaren är omedveten om problemet. Möt med arbetstagaren för att diskutera problemet och ge honom en kopia av dokumentationen. Be honom att förklara orsaken till problemet beteende och strategisera möjliga lösningar med honom.

3.

Sammanfattar samtalet i en skriftlig förbättringsplan. Planen bör innehålla tydliga förväntningar - och eventuella policyer eller förfaranden som styr dessa förväntningar - och kortsiktiga mål. Planen bör också sammanfatta de ömsesidigt överenskomna lösningarna för förbättring.

4.

Inkludera specifika mätbara mål med en tidsram för prestation. Till exempel: "Du kommer att minska din felfrekvens till 5 procent eller lägre för april månad." Ange datum för uppföljning: "Din framsteg kommer att ses över varje månad."

5.

Möt med den anställde för att se över hennes framsteg. Justera förbättringsplanen, om det behövs, och dokumentera både ändringarna i planen och mötet själv. Om en fortsatt förbättring inte uppnås, gå vidare till mer allvarliga former av disciplin.

Tips

• Dokumentera varje konversation du har med arbetstagaren, och kräva att han loggar in för mottagandet av dokumentet. Alternativt, sammanfatta mindre problem i ett mail för att få datum och tidsstämplad dokumentation.