Så här dokumenterar du möten med underordnade

Dina möten med anställda kan få rättsliga konsekvenser. Om du måste hantera en svår anställd eller en som konsekvent underpresterar måste du dokumentera ditt möte för att visa de åtgärder du har vidtagit för att hjälpa medarbetaren att förbättra. I händelse av uppsägning eller disciplinåtgärd kommer du att registrera dina ansträngningar för att visa att dina åtgärder grundades på en progressiv ansträngning för att förbättra situationen.

Skriv ned datum och tider

Även om datum och tid för ett möte kan tyckas trivialt, kan denna information ha enorm inverkan på disciplin och uppsägning. Du måste notera när mötet med en underordnad äger rum och vem var närvarande. Detta kommer att visa när du gjorde progressiva åtgärder för att åtgärda de svårigheter du har med en anställd.

Håll ett rekordmål

En del av ditt möte med en anställd bör täcka mål. Skriv ner prestations- och förbättringsmålen du ställt in med arbetstagaren, inklusive kriterier för att mäta framstegen mot dessa mål. Denna dokumentation av mål visar att du har försökt avhjälpa för att behålla medarbetaren.

Dokumenthändelser

När det inträffar negativa incidenter som involverar din svåra medarbetare, notera när händelserna inträffade och skriv en kort beskrivning av vad som hände. Adressera dessa anteckningar medan du träffar underordnade, och gör ytterligare anteckningar om arbetstagarens reaktion på hur du tar upp incidenterna.

Lista anställda-erbjudna lösningar

Fråga lösningar från arbetstagaren under möten. Skriv ner arbetstagarens förslag till lösningar. I händelse av att personen inte följer med på dessa förslag, kommer du att få dokumentation om arbetstagarens misslyckande med att göra den nödvändiga ansträngningen.

Gör skrivna varningar

Om du måste varna en anställd under ett möte, notera varningen i din post av mötet. Medan du också kan få arbetstagaren att underteckna ett dokument som bekräftar mötet, kommer din inmatning i mötesanteckningarna att stödja ditt påstående om att du meddelade arbetstagaren om övergående disciplin eller uppsägning om du inte ser beteendets förändringar.

Cite Företagspolicy och Regler

I tvister med en anställd kommer en av de främsta frågorna att vara om du behandlade rättvist vid tillämpningen av reglerna. Under ditt möte citerar du de regler och policyer du följer när du arbetar med arbetstagaren. Skriv ned källorna till dessa riktlinjer och ange att du följer dem.