Hur kommunicerar HR referenscheckar till företag?

Att ge referenser till tidigare anställda kan placera din personalavdelning på plats. Inga lagar listar den information som HR måste ge när någon ringer till ett hänskjutande. Men att ge ut några negativa uppgifter kan göra ditt företag sårbart för en anklagelse rättegång. Det är viktigt att du förstår insatserna och insatserna för att ge anställda remisser.

Verifiering av sysselsättning

Om ett företag samtalar och begär en anställningsverifiering, ska din HR-personal endast ge faktuminformation, till exempel startdatum, anställningsdatum och jobbtitel. Om företaget frågar vidare om lön kan HR också ge ut den informationen, men det har rätt att begära uttryckligt samtycke från sökanden. Du behöver inte ge någon information alls, inklusive uppgifter om anställningsverifiering och löneinformation. Om du inte har något emot att ge ut information men inte vill göra det själv kan ditt företag i stället outsourca denna process och anställa ett företag för att hantera dessa typer av förfrågningar.

Referenskontroll

Om din HR-avdelning får ett uppmaning till en referenskontroll på en tidigare anställd, kan den som ringer frågar, t.ex. orsaken till att personen lämnade företaget, hans arbetsförmåga eller svagheter, om du skulle överväga att hyra honom och vad hans arbetsetik var som . Om du inte har jobbat med HR, är det inte troligt att din personal har direkt kunskap om dessa frågor, så personal måste behöva förlita sig på prestationsbedömningar och utgångsintervju för denna information. Du kan upprätta en företagspolicy om du är villig att dela den här informationen. Om du godkänner att ge ut den här informationen kan din HR-avdelning begära att det företag som gör undersökningen frågar sökanden att skicka en undertecknad formulär som gör det möjligt för företaget att tillhandahålla resultatöversynsinformation.

Konvertera åsikter till fakta

Din HR-avdelning kan hänvisa till kommentarer i utvärderingar utan att godkänna eller neka dem. Till exempel, i stället för att säga "Managers hittade David att vara motståndskraftig mot myndighet", kan HR säga "Davids handledare gav honom lågt betyg på följande beställningar." Ytterligare faktiska uppgifter kan innehålla antal arbetsdagar som saknas eller tappas och eventuella reprimanden eller nedflyttningar. Genom att ge dessa siffror går HR inte över dom men rapporterar bara vad som har dokumenterats. Denna information kommuniceras verbalt.

Skriftlig policy

Du bör se till att din företagspolicy avseende referenskontroll är skriftlig. Fråga HR att regelbundet granska den skriftliga politiken och träna ny personal hur referensinformation ska kommuniceras. Till exempel kan du ha ett strikt förbud mot att faxa ett företag till en kopia av en tidigare anställdas prestationsbedömningar. Om någon i HR bryter mot denna policy kan din dokumenterade hållning om ämnet tjäna till att skydda ditt företag något i händelse av en rättegång om skadeståndsanspråk.