Hur man utarbetar styrelsens protokoll för ett två-dagars möte

Protokollen från styrelsemötena ger en laglig rekord för varje möte. De identifierar deltagarna och vad de har bidragit, samt listar de beslut som fattas vid varje möte. När du skriver ombordminuter för ett tvådagars möte kan detaljerna i varje dag vara viktiga, så organisera dem för att ge tydlighet på vilken dag varje aktivitet ägde rum.

Styrelsemöteagenda

Skriv din dagordning för att beskriva kontaktpunkterna för varje dags möte. Styrelsemöten som planeras att äga rum mer än en dag täcker vanligtvis olika ämnen. Den första dagen kan presentera resultaten av en revision med andra dagen för diskussion och beslut. Ett normalt månatligt styrelsemöte kan följas nästa dag genom en presentation och diskussion av ett förvärvsförslag eller omstruktureringsplan. Ditt mötesagenda är ett viktigt dokument som beskriver vad som planeras för varje dag och utgör basen för protokollet. Du kan välja att skapa en omfattande dagordning med ett två dagar schema eller en separat dagordning för varje dag.

Datum, Tid, Plats och Deltagare

Protokoll dokumenterar formellt vad som händer varje gång styrelsen träffas, registrerar mötesdatum, tidpunkten för mötet kallades för att beställa, platsen, namnen på de som deltar, och eventuella beslut om omröstning om beslut. Eftersom minuter är juridiska handlingar, bör varje dags aktiviteter rapporteras i ett separat protokolldokument.

Rapporter och gammalt företag

Varje dag i ditt möte kommer du att ha olika rapporter och gammal verksamhet, med den andra dagen som speglar föregående dags aktiviteter. Protokollen från ett tidigare möte presenteras alltid för godkännande före rapporter och gammal verksamhet, så protokollet från den första dagen bör noteras i din andra dags protokoll som antingen godkänd, ändrad eller avvisad. Lista rapporter och gamla affärer separat för varje dag, även om de fortsätter ett ämne som introducerades i det första mötet. Dina minuter måste vara en korrekt representation av vad som hände och när, även om den gamla verksamheten endast är ett godkännande av protokollen från föregående dag.

Ny affär, diskussion och beslut

Ny verksamhet kan vara en fortsatt diskussion om en rapport från föregående dag eller ett helt nytt ämne. Dokument alla ämnen, diskussionspunkter, diskussionsdeltagare, förslag och röster för varje dag i dina separata protokolldokument. Bifoga eventuella stöddokument, t.ex. rapporter och förslag, till protokollet för den dag då de infördes.

Nästa möte och uppskjutning

Vid slutet av det första mötet ska det finnas ett förslag om att skjuta upp och ommontera följande dag. Dokumentera denna rörelse och rösta i slutet av din första dagens protokoll. Starta nya minuter för den andra dagen, vilket indikerar att det är ett överföringsmöte från föregående dag. Hantera de avslutande rörelserna och rösterna på samma sätt som normalt.