Hur slutar eller avslutar ett företagsnota

Företagare har många dokument som står över sina skrivbord eller i sina inboxar. Som företagsledare har du läst otaliga noteringar, så du förstår att kommunikation och klarhet är väsentliga för att kunna agera. Det finns fem vanliga typer av affärsmeddelanden. Sluta noterna på ett sätt som inspirerar människor att vidta åtgärder.

Tips

• Att avsluta ett företagsmeddelande beror på vilken typ av notering du skriver. De flesta memorierna avslutas med ett uppmaning till handling med de nödvändiga nästa stegen.

Slutrapport

Långsiktiga projekt kräver ofta uppdatering av relevanta parter om hur framsteg görs. Noteringen skulle förklara var den sista lägesrapporten slutade, vilka tidslinjer du är nu och vad nästa steg kommer att bli. Det skisserar de åtgärder som redan vidtagits och de resultat som gjorts.

Om du till exempel kodar en webbplats för en kund som förväntas ta sex månader att slutföra, kan du skicka en lägesrapport varje månad för att uppdatera klienten om utvecklingen. Det identifierar också några problem du har stött på. Att avsluta en lägesrapport beskriver de följande stegen och begär åtgärder från den andra parten för att lösa eventuella problem eller problem.

Möte protokoll Memo

Möte händer för att samla en grupp sinnen tillsammans för att granska problem, brainstormupplösningar och godkänna åtgärder. Eftersom möten ofta täcker mycket information, varav några inte är relevanta för nästa steg, används ett memo för att sammanfatta mötet. Ett styrelsemöte kan rösta om budgetposter.

Det kan också finnas en diskussion om att rulla ut en ny marknadsföringsstrategi. Mötet memo noter skulle sammanfatta viktiga punkter och sluta med vad som förväntas av varje part framåt. Det kommer också att fastställa nästa mötesinformation om de är tillgängliga, till exempel datum, tid och plats.

Incident Report Conclusions

Denna typ av memo används när något händer som du behöver dokumentera för en kund eller en anställd fil. En incidentrapport som involverar en kund krävs om någon föll medan han gick i din butik. En incidentrapport som involverar en anställd kan dokumentera en överträdelse av uppförandekoden. Incidentrapporter är händelsens rekord och inkluderar datum, tid, plats och omständigheter bakom händelsen.

Dessa upprätthålls i juridiska eller mänskliga resursfiler som bevis på vad som hände. Sluta en incidentrapport genom att notera om ytterligare åtgärder krävs. Om någon skadades, ange om medicinska utvärderingar rekommenderas eller beställs. Om en anställd bryter mot uppförandekoden, ange eventuella disciplinära åtgärder och träning som följer händelsen.

Lagspecifika direktiv

Du kan använda ett memo för att ge dina lagspecifika direktiv. Ibland finns det en ändring i en viss regel eller procedur. Direktivnoten skisserar dessa förändringar och anger vad som förväntas av arbetstagare framåt.

Till exempel, om en läkarmottagning har ett nytt förfarande för att hantera sharps (nålar eller skalpeller), måste varje anställd få en kopia av ett memo som beskriver förändringen och eventuellt förväntade nya beteenden. Sluta ett direktivmemo genom att tydligt upprepa den nödvändiga åtgärden och ange eventuella träningsdatum och sedan erbjuda svar på eventuella frågor från anställda om förändringen.

Förfrågan Svarmemo

En anställd, kund eller partner kan fråga om en produkt, policy eller procedur. Förfrågningsresponsmeddelandet besvarar frågorna som uppkommit i undersökningen.

Till exempel kan en anställd fråga varför handskar krävs i lageret. Anmälan skulle beskriva några hälso- och säkerhetsbestämmelser, och skulle också ange användningen av säkerhetsutrustning och sedan ta itu med de faktiska säkerhetsproblemen som handskar är avsedda att skydda mot i lageret. Denna typ av notat bör tacka personen för undersökningen och bör också upprepa varför politiken eller åtgärden är lämplig.