Hur man etablerar ett lagringssystem för rekord

Upprättande av ett lagringssystem kräver en grundlig översyn av din nuvarande företags praxis och en fungerande plan. Oavsett om du skapar ett papperslöst, elektroniskt system eller skapar ett system med pappersposter, använder du samma process. Det handlar om att tillämpa logiska organisationsprinciper. Korrekt avdelningar eller kategorier är nyckeln till ett effektivt och effektivt system.

Skapa ett lagringssystem för rekord

1.

Granska de register som ditt företag vill lagra och dina aktuella dokumentinsamlingar och lagringspraxis. Utforma en liten kommitté att arbeta med dig med att beskriva de material du planerar att organisera. Skapa de kategorier du behöver omfatta alla dina poster.

2.

Organisera dokument till identifierbara kategorier som är meningsfulla för din personal. Det primära kriteriet för en kategori är att det inte överlappar någon annan kategori. Om en större kategori är kunder, ska varje kund eller en kompatibel kundgrupp fungera som en underkategori. Produkt- eller leverantörsrekord måste vara i olika kategorier. Inom varje kategori och underkategori kan enskilda poster ordnas alfabetiskt efter titel, datum initierad eller slutförd, avdelning eller annan metod som gör hämtningen bekväm, konsekvent och effektiv.

3.

Förbered träningsmaterial som förklarar systemet för anställda. Utför ett träningsprogram för att förklara procedurer och fördelar med lagring och hämtning av poster. Var särskilt uppmärksam på alla skivhanterare, vars jobb är att samla in, arkivera och distribuera skivor. och enhetstilsynsmyndigheter, som sannolikt kommer att få frågor efter att systemet är på plats. Använd utvecklingsgruppmedlemmarna för att hjälpa dig att övervaka systemet för ändringar som kommer att rätta till problem eller göra det enklare och effektivare att använda.

4.

Ett arkivsystem utan back-up-system är inte fullständigt eller säkert. Företagen drabbades av stora ekonomiska förluster eller gick ur drift när de förlorade sina uppgifter. För kritiska poster kan det betala för att göra dubbla poster och arkivera dem i säkra, brandsäkra platser utanför platsen. Ett annat alternativ är att skanna kritiska data elektroniskt och överföra filerna till off-site, online-lagring. Om sekretess för data är ett problem kan du återställa filerna till dina egna enheter, som du förvarar i en säker plats utanför platsen.