Så här formaterar du en professionell rapport till styrelsen

Att hålla flödet av korrekt information mellan ledningen och styrelsen är viktigt för att fatta välgrundade beslut och vidta snabba åtgärder. Ett sätt att se till att rätt information ses är via regelbundna rapporter till styrelsen. Dessa rapporter ska vara i ett professionellt rapportformat så att de lätt kan smälta, med relevanta uppgifter som lyfts fram. Använd en standard styrelsestrukturstruktur för att få störst effekt.

Styrelsens rapportstruktur

Styrelsens rapport bör följa ett lättläst format. Vissa rapporter kommer att vara kortare än andra. Till exempel kan en månatlig uppdatering om en avdelningens utvecklingsprocess inte vara så detaljerad eller lång som den årliga sammanfattningen av hela projektet.

Medan kortare rapporter kan se mer ut som ett memo med huvudrubriker och kullar som beskriver viktiga prestationsindikatorer (KPI), kommer längre rapporter att se ut som en akademisk rapport med en försättsblad och innehållsförteckning. Oavsett rapportens längd, se till att den första delen av rapporten anger var rapporten kommer från, den tidsram som rapporten omfattar och vem rapporten ska gå till. Titel rapporten på ett sätt som säger vad rapporten diskuterar, så att läsare snabbt kan lägga in det och flytta om det behövs. Till exempel "Årliga försäljningsrapporter baserade på territorier" anger tydligt vad läsarna kommer att upptäcka i rapporten.

Använd rubriker och kula i rapporterna, så att styrelseledamöter kan skanna igenom ämnena och hitta relevant information. Kom ihåg att rapporter används för att få åtgärder från styrelsen, så att dessa rapporter kan uppdatera styrelseledamöter på ett projekt som de redan övervakar. Det bör finnas en introduktion och en sammanfattande sektion för att ge styrelsen en överblick över informationen i rapporten.

Dubbelkontrollera rapporten för att försäkra dig om att formatering, grammatik och stavning är korrekta. Du vill att styrelsen ska lita på informationen som ges till dem. Rapporter som fylls i fel leder till att styrelseledamöterna ifrågasätter detaljerna och professionalismen hos den som presenterar rapporterna.

Innehållet i styrelsens rapport

Innan du skriver rapporten, tänk på rapportens mål. Är målet bara att uppdatera styrelsen om framstegen i någonting? Eller är en begäran om medel, nya resurser eller förändringar? Direkt innehållet för att uppfylla rapportens mål.

Kompilera information och data som är relevanta för målet. Om du till exempel uppdaterar styrelsen om en ny utbyggnad av ett program, bör du samla relevanta uppgifter om vilka milstolpar som har uppnåtts, vad nästa steg ska göra och de aktuella tidslinjerna. Det skulle också vara klokt att notera några problem som har uppstått eller att du projekterar, baserat på framstegen hittills. Om projektet ligger före schemat, var noga med att notera hur och varför, för att hålla styrelseledamöterna entusiastiska. Om framstegen är långsammare än väntat, var tydlig och kortfattad om varför. Göm inte informationen. Styrelsen finns där för att hjälpa till med lösningar; Om du inte förklarar problemet är lösningarna svårare att hitta.

Var kortfattad i dina beskrivningar. Om du kan säga något i en mening är det inte nödvändigt att skriva en hel paragraf. Om du refererar till externa studier, nyheter eller tidigare rapporter noterar du referensen och sammanfattar innehållet. Sedan har det refererade materialet tillgängligt, om någon vill ha mer information Detta håller rapporten konsekvent utan att lämna någon information om styrelseledamöter vill ha ytterligare information.

Parternas ansvar

Även om cheferna eller verkställande direktörerna är ansvariga för att skapa rapporter måste både styrelsen och cheferna arbeta tillsammans. Om styrelsen får rapporter utan de uppgifter som krävs för att fatta välgrundade beslut måste styrelsen utarbeta en mall för styrelsen att ledare ska följa. Genom att standardisera rapporterna för organisationen är alla på samma sida angående informationsflödet.

Denna procedur hjälper till att bearbeta information. När alla rapporter är formaterade på samma sätt vet styrelsen vad som ska förväntas med varje rapport. Dessutom, när styrelsen ställer specifika frågor och nödvändig information i varje rapport, vilket eliminerar gissningar, beror det på att chefer skriver rapporten. Alla börjar spåra rätt data och rapporterar sedan på det på ett sätt som hjälper organisationen att bearbeta informationen snabbare och fatta beslut med mer självförtroende.