Hur man använder Benchmarking Techniques effektivt

Benchmarking behöver inte kosta en förmögenhet, involvera specialkonsulter eller kräva att de branschledande konglomeratens samarbete blir framgångsrikt. Även om småföretagare kan känna sig som om benchmarking är en lyx som främst är reserverad för större företag, har småföretag inte råd att förlora på de många konkurrensfördelar som benchmarking kan ge. Med lite grundläggande förberedelser och användning av nätverkskontakter kan småföretag göra egna benchmarking-initiativ. Men benchmarking bör inte genomföras bara för att göra det - företaget ska fokusera på de mest effektiva teknikerna och tillvägagångssättet, inse att fördelar kan hämtas från själva processen.

1.

Tilldel tillräckligt med tid och resurser för att göra ett grundligt jobb. Du behöver inte anställa en dyr konsult, men tilldela en anställd - eller dig själv - att vara ansvarig för processen, undersöka de grundläggande principerna för benchmarking och ge tillräckligt med tid för att hela referenscykeln ska slutföras. Benchmarking stoppar inte när du har observerat partnerbolagen - det är analysen av resultaten som gör processen så effektiv och insynsrik.

2.

Utveckla en lista över nyckelkompetenser eller prestationsåtgärder för att studera. Genom att bara identifiera de mest kritiska prestationsåtgärderna ökar du effektiviteten i referensprocessen samtidigt som tid, ansträngning och kostnad för initiativet minskas. Identifiera de områden inom verksamheten som du tycker behöver förbättras och de som är mest kritiska för företagets övergripande verksamhet. Välj fem eller sex nyckelkompetenser för att starta den inledande benchmarking-bedömningen.

3.

Identifiera lämpliga benchmarkingpartners. Även om konventionell visdom antyder att du bör riktmärka det bästa i klassen, kanske det inte är möjligt - eller effektivt - om du är två- eller tre personer och det bästa i klassen är ett stort multinationellt företag med tusentals anställda. Andra metoder skulle vara att identifiera de företag vars processer du vill studera med fokus på själva processen i motsats till branschen som företaget driver. Alternativt kan du identifiera det bästa i klassen bland företag i jämförbara storlekar eller välj små lokala företag som kanske vill att samarbeta i en ömsesidig benchmarking studie. Genom att använda lokala partners stärker du också dina relationer inom småföretaget och ökar dina nätverkskontakter.

4.

Samla in data. Genomföra undersökningar, observera affärsprocessen i åtgärd, intervjupersonal eller bestämma en alternativ metod för att samla in informationen du behöver, med hänsyn till preferenser och komfortnivå för verksamheten du studerar. När du har fått resultaten analyserar du företagets styrkor och jämför dem med företagets praxis och identifierar områden för förbättring.

5.

Genomföra nya strategier du har lärt dig genom benchmarking. Kopiera inte bara den andra organisationens praxis. För att vara effektiv bör du skräddarsy tillvägagångssättet specifikt för ditt småföretag, och bestämma hur du bäst kan integrera de nya teknikerna med bästa praxis som redan visat sig vara effektiva.

6.

Upprepa benchmarkingen med jämna mellanrum. För maximal effektivitet borde processen inte vara för ofta - eller riskerar du att överbelasta personalen - men det borde heller inte vara en engångshändelse eftersom du kommer att sakna ytterligare möjligheter att finjustera och förbättra de nya operativa initiativ som genomförs som ett resultat av den inledande benchmarkingen.

Tips

• Respektera konfidentialiteten hos de organisationer som tillåter dig att observera och undersöka dem för benchmarking. Diskutera inte ett företags verksamhet med ett annat företag och behandla information som du får som mycket känslig.

Varning

• Fråga inte ett företag att avslöja en affärshemlighet eller annan information som du inte vill svara om ditt eget företag.