Hur man använder kommunikation för att upprätthålla organisationsstrukturen i ett projekt

Oavsett arten av ditt företagsprojekt är korrekt kommunikation avgörande för framgång. Att ta fram ett projekt i tid och inom budget kräver inlämning och samarbete av varje medlem av laget, och det är viktigt att varje lagmedlem upprätthåller tydliga kommunikationslinjer med projektledaren genom hela stadiet av projektet. Det finns ett antal verktyg och tekniker chefer och projektledare kan använda för att säkerställa att alla gör framsteg när projektets slutdatum närmar sig.

1.

Se till att alla i teamet använder samma uppsättning kommunikationsprodukter. Alla som arbetar med projektet ska dela en omedelbar kommunikationsprodukt för att öka avdelningens kommunikation. Användare bör också använda samma e-postplattform, eftersom det kommer att göra schemaläggningar, sändning av bilagor och delning av anteckningar lättare.

2.

Planera ett stående veckomöte i början av projektet och hålla fast vid det möte schemat så tätt som möjligt. Medan det alltid kommer att finnas nödsituationer som tvingar omplaneringen eller till och med annulleringen av projektstatusmötet är det viktigt att träffas så ofta som möjligt. Regelbundna möten är det bästa sättet att identifiera eventuella problem som kan tvinga projektet att falla bakom schemat.

3.

Ställ in en delad arbetsyta på Internet eller företagets intranät, och använd den webbplatsen för att dela dokument istället för att skicka projektplaner och anteckningar fram och tillbaka. Kontakta din nätverksadministratör för att skapa en dedikerad webbplats för ditt projekt.

4.

Planera ett-till-ett-möten med nyckelmedlemmar i projektgruppen som viktiga tidsfrister. Be ledamöterna att ta med eventuella leveransprojekt till mötet så att de kan ses över. Många projekt misslyckas eftersom lagmedlemmar tror att de är på spår när de faktiskt arbetar på något som ligger utanför själva projektets omfattning.

5.

Kommunicera med ledningen regelbundet när projektet fortskrider. Se till att ledningen förstår projektets omfattning och hur det går vidare. Ge regelbundna uppdateringar om projektet och planera ett-till-ett-möten med relevanta chefer om projektet riskerar att falla bakom schemat eller gå över budgeten.

Saker som behövs

• Projektplaneringsprogram
• Delat Internet- eller intranätutrymme
• Instant Communicator