Hur man använder datorer för att öka hanteringseffektiviteten

Användningen av datormaskinvara, som bärbara datorer, skannrar och skrivare, har exploderat under de senaste decennierna. Programvara som är utformad för att öka effektiviteten i hanteringen är överflödig. Genom att effektivisera användningen av kontorsapplikationer för ordbehandling, skapande av kalkylark och presentationer kan företagsledningspersonal öka produktiviteten för alla i företaget. Småföretag kan köpa kontorsprogram från leverantörer som Microsoft eller Apple eller de använder fri programvara från organisationer som OpenOffice.org.

Email Software

Att använda sig av ett e-postprogram optimalt beror vanligtvis på inställningsregler för att hantera inkommande meddelanden, ställa in standarder för signaturer, svar utanför kontoret och andra mallar. För att eliminera distraheringar och förbättra produktiviteten bör framgångsrik företagsledning avveckla specifika tider på dagen för att se över deras e-post. De bör överväga att stänga av den distraherande chime som meddelar ny email. Spam-filter hjälper till att ta bort onödiga meddelanden. När anställda använder beskrivna ämnesrader kan chefer snabbt skanna inkommande e-post och identifiera det kritiska meddelandet som kräver omedelbar åtgärd. Effektiva chefer lär sig att hantera ett meddelande en gång genom att läsa det och sedan radera, svara eller arkivera för senare åtgärd i en undermapp.

Workflow och Collaborative Software

Samarbetsprogramvara, som SharePoint, gör det möjligt för chefer att använda formella arbetsflöden för att skicka dokument från en anställd till en annan. Med tydliga direktiv antar medarbetarna omedelbart och ser till att arbetet rinner smidigt och effektivt i hela organisationen. Genom att skanna pappersdokument och göra dem tillgängliga online, minskar företagsledare tiden som krävs för att kommunicera och dela med sig av kritisk information.

Kalenderapplikationer

Att upprätthålla en online-kalender hjälper alla att arbeta mer effektivt eftersom alla anställda kan se och interagera med en konsoliderad syn på arbetet. Regelbundna möten kan planeras i förväg så att människor kan planera sina egna scheman mer effektivt. Genom att lista anställdas semester och annan personlig tid bort från kontoret kan chefer snabbt se när ytterligare täckning krävs.

Projektledningsprogramvara

Projekthanteringsverktyg, som Microsoft Project, Basecamp eller Zoho, tillåter en upptagen projektansvarig för småföretag att ange projektuppgifter, tilldela resurser och övervaka framstegen. Eftersom information enkelt kan delas med projektteammedlemmar sparar framgångsrika projektledare tid och minskar pappersavfall. Istället för att distribuera pappersdokument för statusuppdateringar, planer eller åtgärdsposter samarbetar de med lagmedlemmar på nätet och skriver ut endast vid behov, till exempel för godkännande.

Smartphones och bärbara datorer

Med hjälp av smarttelefonteknologi håller anställda kontakten när de är ute av kontoret. Office-applikationer synkroniseras med telefonsökningar för att maximera produktiviteten. Effektiv personal behåller sina kontaktlistor, personliga anteckningar och möten på sina telefoner. De ser dokument på sina telefoner och bärbara datorer, vilket minimerar behovet av papperskopior.

internet

Användningen av Internetresurser minskar behovet av tunga handböcker och annat tryckt referensmaterial. Mobila medarbetare använder externa hårddiskar och USB-kontakter för att överföra dokument från en dator till en annan och att skapa säkerhetskopior vid nödsituationer eller katastrofer. Social media-teknik, som wikis, bloggar och forum, gör det möjligt för chefer att interagera med underordnade, kamrater, överordnade och kunder mer effektivt.