Så här använder du Excel för att tolka text

Datorprogrammerare använder ofta parsing-program för att konvertera text till format som andra program kan använda. Parsers delar objekt i en textsträng i separata fält. Om du till exempel har ett företagsdatabasprogram som läser kommandoradsbegränsade inmatningsfiler kan en parser hjälpa dig att skapa en kommaseparerad fil. Microsoft Excel är inte ett textparsingsprogram, men du kan använda det som en parser för att skapa flikavgränsade och kommandotgränsade filer.

1.

Öppna en applikation som innehåller texten du vill analysera, kopiera sedan texten genom att markera den och tryck på "Ctrl-C".

2.

Starta Excel och skapa en ny arbetsbok. Klicka på arbetsbokens "A1" -cell och tryck på "Ctrl-V" för att klistra in din text i den cellen.

3.

Klicka på knappen "Data" i menyraden och klicka sedan på "Text till kolumner". En guide öppnas och visar en förhandsgranskning av din text.

4.

Klicka på knappen "Avgränsad" om avgränsare som kommatecken eller flikar skiljer objekten i din text. Annars klickar du på knappen "Fast bredd" om det finns lika många mellanslag mellan varje objekt i texten. En mening består till exempel av ord åtskilda av ett utrymme. Excel kan försöka hitta det rätta alternativet att välja genom att granska din text, i vilket fall det visas ett meddelande som berättar att det har valt en av radioknapparna automatiskt.

5.

Klicka på "Nästa" och "Slutför".

tips

• Spara den tolkade texten som en textgränsad eller en flikavgränsad fil genom att trycka på "Ctrl-S" och välj sedan en av dessa filtyper från rullgardinsmenyn "Spara som typ" som visas i fönstret Spara som.
• När du har analyserat texten innehåller varje kolumn i kalkylbladet ett textobjekt. Använd dessa kolumner som kolumnrubrikerna för ett nytt kalkylblad, om du vill. Om du till exempel kopierar en lista med färger kan du analysera dessa färger i separata kolumner och använda dem som rubriker för ett kalkylblad som innehåller färginformation.