Hur man skriver ett incitament brev

Ett incitament brev kallas ibland bonusbrev och används för att låta en anställd eller en grupp anställda veta att de får bonusen. Företagsägare bör maximera incitamentens goodwill genom att göra mer än bara skicka en check. Låt folk veta vad de får och varför.

Kanske kan du ha en årsskick ceremoni, hedra toppanställda, för att ge alla en anledning att vilja vara i incitamentsklubben. Att skriva incitamentet är inte svårt, och det följer standardformat för företagsbrev.

Formatera brevet

Följ blockformatet som används för företagsbokstäver. Det innebär att alla nya stycken ska anpassas till vänster marginal och separera stycken och sektioner med ett tomt utrymme. Varje stycke eller avsnitt är ett block. De flesta företagsbokstäver använder ett Arial- eller Courier-teckensnitt, med en teckenstorlek på 11 eller 12, men håller fast vid vad ditt företag brukar använda för företagskorrespondens.

Grattis till mottagaren

Om någon har fått ett incitament betyder det att de har uppnått ett mål. Om en grupp eller hela personalen får ett incitament, innebär det att kollektivt team hjälpte företaget att möta ett specifikt mål. Var säker på att gratulera mottagarna till prestationen. Det får dem att må bra och uppskattas.

Medan vissa människor är strikt motiverade av pengar motiveras andra av erkännande. Erkännande bidrar till att dina mottagare motiveras för att träffa nästa års mål.

Definiera målmålet

Det är en sak att säga, "Grattis! Och här är ditt incitament." Det är en sak att granska prestationen. Att definiera målet och granska prestationen, även om det bara är några rader, kommer att påminna anställda om exakt vad de gjorde. Återigen är incitamentet inte bara en belöning för tidigare arbete, det är en motivator för framtida tillväxt.

Människor tenderar att uppskatta incitamentet mer när de påminner om exakt vad de gjorde för att uppnå det. Trots allt är de flesta incitamenten baserade på stora mål som inte lätt uppnås. Detta visar vidare arbetstagaren att du förstår de ansträngningar som gjorts. Om du håller en festceremoni eller middag, låter den också andra veta vad som verkligen är möjligt när ansträngningen läggs fram.

Firande av incitamentet

Inget incitament brev är komplett utan att fira incitamentet. Återigen, gratulera personen för sitt hårda arbete och säg att du ser fram emot att se sitt namn på listan igen nästa år. Ange beloppet av incitamentet, om det var ett kontant incitament. Om det var ett annat incitament, till exempel en resa, ge detaljerna om resan.

Tack arbetstagaren för allt han gör för att göra företaget till en bättre plats, avsluta brevet och underteckna det. Använd inte ett gummistämpelstämpel eftersom incitament bör fira och inte omvandlas till en generisk process. Ta tid att signera varje, om möjligt. Självklart är det kanske inte möjligt om det är en företagsvida incitamentsbonus med 3.000 anställda, men det är givetvis bara möjligt med 10 eller 20 incitamentsbrev.

Tips

• Om det finns skatteeffekter för arbetstagaren är det bra att notera dessa i incitamentet. Ställer upp något så enkelt som, "En formulär 1099 skickas till varje mottagare. Vänligen kontakta din skatterådgivare om din situation" är tillräckligt för att låta anställda veta för att få hjälp.