Hur man skriver ett budförkastningsbrev

Även om det aldrig är lätt att vända en entreprenör eller ett företag ner till ett jobb, är det rätt att göra dem underrättande om situationen. Skriva ett brev är ett professionellt men inte konfronterande sätt att kommunicera med företaget. Tonen i brevet bör vara artig och förklara varför budet avvisades. Håll relationen vänlig genom att indikera ett hopp för framtida samarbete trots att denna speciella situation inte fungerar.

1.

Formatera brevet med en professionell ton och struktur. Använd företagets brevpapper, placera datumet ovan och inkludera budgivningsföretagens namn och adress. Skriv en lämplig hälsning, till exempel "Kära Mr Jones."

2.

Tack för bolaget för deras bud. Ange projekt och datum för det aktuella budet. Om du har flera projekt på en gång kan vissa företag ha lämnat in flera bud. Se till att de förstår det specifika budet som nekas.

3.

Komplettera entreprenören med sitt förslag, tidigare arbete eller rykte. Hitta något trevligt att säga om företaget så att brevet är rättvist och positivt.

4.

Avvisa budet. Förklara orsaken till avslaget, till exempel den beräknade kostnaden var för hög eller att ett annat företag hade mer erfarenhet av projektets uppgifter. Du kan också säga om det var något fel med budet, vilket kan hjälpa entreprenören att undvika att göra samma misstag i framtiden. Till exempel kan budgivningsföretaget använda flera lager av underleverantörer, en faktor som inte fungerade bra för dig.

5.

Stäng brevet genom att säga att du ser fram emot att eventuellt arbeta tillsammans i framtiden. Det kan vara bra affärspraxis att alltid hålla dörren öppen för framtida möjligheter. du vet aldrig när den här entreprenören kommer att vara perfekt för ett uppdrag på vägen.

6.

Avsluta brevet med en ordentlig stängning, till exempel "Med vänliga hälsningar". Skriv brevet för att göra det officiellt, samt att visa en personlig touch.

Varning

• Skicka alltid ett officiellt bud avvisningsbrev i stället för att bara ringa entreprenören eller företaget. Att ha avslaget skriftligen undviker någon förvirring om den avslagna parten försöker vidta åtgärder mot ditt företag motsägelse om det var ett kontrakt eller löftet om arbete.