Hur man skriver en formell affärsmemo
Affärsmeddelanden är användbara för att snabbt överföra viktig information till flera personer i en avdelning eller ett företag. Anteckningar informerar medarbetare om nya policyer, meddelar viktig information, ger detaljer om projekt eller informerar anställda om tidsfrister. Även om ämnet på noteringar varierar, följer alla affärsmeddelanden samma grundläggande format.
Memo Line och Header
Skriv ordet "memo" eller "memorandum" och centrera det högst upp på sidan. Starta huvudblocket längst upp till vänster på sidan två rader före notiseringen. Skriv "Till:" på första raden och lista varje mottagarens namn och jobbbricka. Purdue Online Writing Lab rekommenderar att du använder fulla namn på en meny, även om du adresserar mottagaren med ett smeknamn när du ser henne personligen. Följ den här linjen med "Från:" och skriv ditt namn och din jobbtitel. Skriv "Datum:" och det aktuella datumet på nästa rad. Ämnesområdet ligger på den fjärde och sista raden i rubriken. Skriv "Ämne:" och ange sedan en kort beskrivning av ämnet. Mottagare är mer benägna att läsa noteringen om du gör ämnet så direkt som möjligt. "Jupiter Project Deliverables Schedule" kommer att uppnå mer uppmärksamhet än "Jupiter Project", speciellt om mottagarna får många noteringar om projektet.
Öppning
Öppningen förklarar kort orsaken till noteringen. Din första rad kan läsa, "Den första etappen av Jupiter-projektet beror i slutet av månaden. För att säkerställa att vi uppfyller detta mål behöver vi veta statusen för dina uppgifter. "Håll det här avsnittet kortfattat. Det bör kort och kortfattat förklara orsaken till noteringen. Om öppningen är lång eller vag kan dina läsare inte göra det till huvuddelen av ditt memo.
Main Block
Huvudblocket i memo expanderar vid öppningen och innehåller ytterligare information för att stödja öppningsmeningarna. Matthew W. Ford College of Business föreslår att man undviker stora textblock och rekommenderar att du använder enkla meningar eller fraser istället för att sammanfatta den information som mottagarna behöver veta. Huvudblocket i ditt memo kan innehålla meningar som frågar mottagare att lista varje uppgift som tilldelats dem och uppdatera dig om varje enskild uppgift. Avsluta noteringen genom att tacka mottagarna för deras hjälp. Be dem att kontakta dig om de har några frågor eller problem. Varning mottagarna till eventuella dokument som kan bifogas genom att skriva "Attached:" och med en kort beskrivning av bilagan.
Format och stil
Använd ett 12-punkts teckensnitt som inte är svårt att läsa, till exempel Times New Roman, Arial eller Calibri. Skriv stycken som är tre till fem meningar långa. Se till att varje stycke innehåller bara en idé. Begränsa notatet till en sida. Om noteringen är längre kanske dina mottagare inte läser förbi den första sidan. Undvik ordet språk och långa meningar. Förvirra inte ett notat med en rapport. Syftet med ett notat är att sammanfatta viktig information i ett läsbart format. Spara långa analyser eller filosofiska diskussioner för möten eller rapporter.
Populära Inlägg
När du betalar en anställd med en tredjeparts direktinsättningstjänst visas inte beloppen i ditt QuickBooks-register. För att korrigera detta problem kan du konfigurera QuickBooks för att bara skriva ut kontrollstubben för direktinsättningspersonal. Om du trycker på en kontrollstub måste du manuellt ange beloppen för varje check i ditt kontoregister. Den kombi
Läs Mer
Om du vill installera QuickBooks på en dator som redan har godkänts kan det hända att du inte kan registrera din kopia av QuickBooks under ditt företag. Du kan också behöva radera registreringsinformationen för QuickBooks om du har problem med din nuvarande installation. Om du vill installera om QuickBooks och ta bort alla registreringsfiler kan du använda QuickBooks Clean Install Utility från QuickBooks Support-webbplatsen efter avinstallation av QuickBooks. Om du i
Läs Mer
Om ditt Gmail-konto har kapats, kan du ta ett antal steg för att återfå kontrollen över din e-post. Om du inte vet hur ditt konto hackades är det viktigaste att göra innan du återställer ditt Gmail-lösenord, för att säkra din dator och webbläsare eftersom okända kapningar sannolikt är resultatet av virus eller skadlig kod. Utan att fäs
Läs Mer
Företagare som vill uppskatta deras intäkter kommer att behöva noggrant följa försäljnings- och kostnadsdata och använda denna information för att göra resultat- och förlustprognoser. Bruttoresultatet visar hur lönsamt de produkter eller tjänster som säljs är. Nettoresultatet tar hänsyn till driftskostnader och representerar vinsten som företaget gör. Företagare måst
Läs Mer
Annonseringsbudgetarna för stora, väletablerade affärer dvärger ofta resurserna hos småföretag. Det är därför som småföretag behöver utnyttja sina kommersiella budgetar genom att välja det mest tilltalande tillvägagångssättet för sin målmarknad. Donald Gunn, en före detta kreativ chef vid reklambyrån Leo Burnett, trodde att det fanns 12 typer tv-annonser, varav en kan vara rätt för ditt lilla företag. "Jämförelse"
Läs Mer