Hur man skriver bra kundservicebrev

Kundkorrespondens kan användas för att tacka en kund för sin verksamhet, för att uppmuntra till snabb betalning, följa upp en transaktion eller att svara på en förfrågan eller ett klagomål. Korrespondens som brev och e-postmeddelanden, när de är sammansatta och levereras med lämplig förankring, kan hjälpa ditt företag att öka sin kundservicenivå.

Personifiera brevet

Sätt dig själv i läsarens plats. Adressera läsaren personligen, med den andra personen, med den aktiva rösten för att få läsaren in och få honom att känna att brevet är skrivet specifikt för honom. Ett brev som säger "du gör oss framgångsrika" har mycket mer inverkan än ett brev som säger "vi lyckas på grund av våra kunder". Använd korrekt grammatik men skriv i en informell ton när du tackar en kund för sin verksamhet eller följer upp på kundinteraktion. Få kunden att känna som om du pratar med henne.

Organisera dina tankar

Innan du skriver ett brev till en kund, organisera dina tankar och bestämma de mål du vill uppnå med din korrespondens. Om du skriver ett försäljningsbrev för att marknadsföra ditt företags produkter och tjänster vill du inkludera specifika höjdpunkter om vad du kan erbjuda och hur kunden kommer att dra nytta av. Om du skriver ett brev för att följa upp ett förslag eller klagomål, var noga med att du vet vad beslutet är innan du skriver brevet. Om du skriver för att begära betalning, samla in den information du behöver angående möjliga betalningsplaner och konsekvenserna för kunden att inte betala det erforderliga beloppet. Förbered en översikt som beskriver de punkter du behöver täcka och följ den översikten när du börjar skriva så att du inte lämnar ut viktig information.

Läs och läs brevet igen

Ditt brev representerar dig och ditt företag. Om det innehåller stavnings- eller grammatikfel, speglar det på dig och det påverkar betydligt av ditt meddelande. När du har skrivit brevet, korrekturläsa det noggrant för fel och läs det sedan för innehåll. Var noga med att du har täckt relevant information du förberedde i din inledande disposition. Läs brevet som om du var din egen kund. Bestäm om det här är den typ av brev du vill få från ett företag som ringer dig till en kund.

Dra nytta av den virtuella bokstaven

E-post har blivit en mer acceptabel form av kommunikation med en kund. Behandla varje e-postmeddelande som du skulle skriva ut. Skriv ditt meddelande med omsorg, använd ordentlig grammatik, interpunktion och hälsningar. Slå inte "skicka" tills du korrekturläser det, precis som du skulle ha ett normalt brev. Tänk på din mottagarens teknik när du skickar ett e-mail till en kund. HTML-meddelanden kan inte alltid läsas av varje e-postsystem, så det kan vara säkrare att skicka ett enkelt textmeddelande. E-postmeddelanden används bäst för korta meddelanden. Om ditt meddelande är långt och detaljerat kan det vara ett bättre alternativ att skriva ut ett brev. För kortare kundservice kommunikation som behöver levereras snabbt, kan e-post vara en bra lösning.