Hur man skriver ett brev som anger att en anställd inte längre arbetar där

Trots dina bästa ansträngningar är det troligt att någon av dina anställda vid något tillfälle kommer att lämna företaget. Oavsett om arbetstagaren slutar för större möjligheter eller lämnar på grund av uppsägning, kan du i båda fallen skriva ett brev som anger att en anställd inte längre arbetar i din organisation.

Känn brevets mål

Detta formella meddelande är ibland skrivet för att meddela till arbetsplatsen att arbetstagaren har lämnat företaget. Men i de flesta fall är det ett brev som du skriver till dina leverantörer, kunder och kunder så att de blir medvetna om att arbetstagaren inte längre representerar ditt företag och inte längre är behörig att lämna in beställningar eller utföra tjänster på dina vägnar. Håll den här publiken i åtanke när du skriver brevet.

Tonen i ditt brev kommer att bero på de specifika omständigheterna för arbetstagarens avgång, men det är viktigt att du först listar målen för ditt brev. Till exempel kan dina mål vara att informera kunden om arbetstagarens avgång och att även försäkra kunden om att du har hittat en ny person att ta över sitt konto så att sakerna kommer att förbli desamma. Om arbetstagaren undertecknade ett avtal om uppsägning, kan ditt mål även innefatta att informera kunden om detta, så att det inte skapar en obekväm situation i framtiden.

Skapa ett arbetsdokument

Din första mening bör stärka ditt engagemang för att tillhandahålla enastående service. Till exempel kan du skriva: " Vid XYZ tror vi att våra kunder är glada och säkra är vår första prioritet, och vi har tillbringat år som ser till att din erfarenhet hos oss är förstklassig hela tiden. "Du ska informera kunden om att arbetstagaren avgår ditt företag.

Du kan välja att inkludera orsaken från fall till fall. Till exempel, om din anställd lämnar eftersom en make har fått ett fantastiskt erbjudande i en annan stad, kan du nämna detta eftersom det kastar arbetstagaren i ett positivt ljus. När du har förklarat arbetstagarens avgång kanske du vill identifiera den anställde som du har tilldelat att ta ansvar för kundens konto och ge personens kontaktuppgifter.

Till exempel kan du skriva: " Jag har tilldelat Medarbetare Y att ta över ditt konto och jag är övertygad om att hans kunnande och kunskap om dina önskemål och behov kommer att göra denna övergång så smidig som möjligt. Du kan kontakta anställd Y på 555-555-5555 eller via email på [email protected]. ”

Försäkra kunden om

Räkna sedan med dina kunder att du värdesätter sin verksamhet och att du är tillgänglig för att svara på några frågor eller ta itu med några problem. Till exempel kan du skriva, " Även om Employee X inte längre är med företaget, är du säker på att vi kommer att fortsätta att förse dig med den enastående service du har väntat. För att se till att det inte finns några problem, kontakta mig via e-post eller telefon om du har några problem, problem eller frågor under denna övergång. Jag är också glad att ordna ett personligt möte om det skulle vara bekvämare för dig . "

Proofread och revidera brevet

Ge ditt brev till ledande befattningshavare som du litar på så att de kan korrekturläsa och granska brevet. Det är en bra idé att få den nya kontaktpersonen som ersätter din avresande medarbetare också granska brevet. Efter att du fått inlägg och förslag från dina anställda, revidera brevet tills det uppfyller standarden du behöver.

Ge den reviderade skrivelsen till samma personer som granskade det första utkastet för att se till att du har inkluderat alla relevanta uppgifter och information. Skriv brevet och gör arrangemang för att få det levererat till dina kunder.