Hur man skriver ett ledningsmemo

Företag använder management memos för att sprida information till flera personer. Sådana noteringar beskriver nyheter om politik, händelser eller initiativ, till exempel, och levererar informationen till alla lämpliga chefer samtidigt. Att skapa ett effektivt förvaltningsmemo innebär att du förstår din målgrupp och inser att chefer får mycket korrespondens under hela dagen. Skriv anteckningen för att vara tydlig och koncis, med en ämnesrad av intresse, för att öka uppmärksamheten.

1.

Skicka noteringen endast till de chefer som behöver informationen. Att distribuera memorandum till alla handledare i organisationen varje gång en skrivs kan minska risken för att noteboken läses. Genom att vara selektiv kommer cheferna att veta om de har fått en, är innehållet förmodligen viktigt.

2.

Skriv ett starkt ämne, eller Re :, rad för att få läsarens uppmärksamhet. I stället för något vanligt, till exempel "Uppdatering till hälsoprogram", kanske du skriver "Spännande nya fördelar till hälsoprogrammet!"

3.

Sammanfattar syftet med artikeln i första meningen. Cheferna kommer att använda detta som en guide för att bestämma om de borde fortsätta läsa. En generisk öppning till notan kan orsaka en upptagen chef att dra slutsatsen att informationen inte är värt hennes tid, så ta med tillräckligt mycket information i första raden för att övertyga cheferna om noteringen är värdig.

4.

Håll notatet kort och kortfattat. Använd en kombination av punkter och punktpunkter för snabb läsning. Tillsammans innehåller tillräckligt med innehåll för att tydligt förklara informationen. Många människor har blivit konditionerade till korta sociala medier inlägg för att få en poäng över; förstå skillnaden mellan ett anteckning riktat till chefer och en Twitter-uppdatering, till exempel. Notatet ska ge en tillfredsställande sammanfattning av frågan.

5.

Förklara eventuella nästa steg eller ansvar för läsarna. Ange tydligt om de behöver samla viss information, delta i ett seminarium, utbilda sina underordnade i saken eller något annat som kräver ytterligare åtgärder. Inkludera den specifika tidsfristen för åtgärderna om det finns en.

6.

Ange ett kontaktnamn och information om någon av cheferna har frågor angående innehållet i notatet.

Varning

• Antag inte att noteringen kommer att vara konfidentiell, även om den är märkt som sådan. Varje skriftligt dokument kan falla i fela händer eller ses av nyfikna ögon. Konfidentiell information ska lämnas muntligt snarare än i skriftligt format.