Filing & Organisation Idéer

Så mycket som du skulle vilja tro på att du bor i en helt digital ålder, finns det fortfarande gott om pappersdokument som används varje dag. De flesta kontrakt kräver originalteckningar i bläck, fakturor och förpackningar sätts ut och skickas med varje beställning och buddokument skrivs normalt ut och är bundna till en bok. Du behöver använda arkivering och organisationsidéer för att säkerställa att du enkelt kan få tillgång till viktiga papper.

arkivering

Om du tillåter att dina aktiva filer blandas i med dina arkiverade filer kan det göra det svårare att hitta aktuella dokument än vad som behövs. Skapa två arkiveringssystem i ditt arkivskåp. Gör den övre delen av dina skåp aktiva filer, och den nedersta delen av dina arkiverade filer. Dina arkiverade filer kräver normalt mer utrymme, så tillåta mer lådutrymme i arkivskapet för dessa filer. Placera de aktiva filerna överst på skåpet för enkel åtkomst och sätt in dina arkiverade filer längst ner.

Färgkodning

När du tittar på en arkivskåpslåda full av manila-mappar kan de alla börja se samma ut. Ett sätt att göra det lättare att hitta rätt fil är att använda ett färgkodningssystem i dina filmappar. Du kan köpa färgade klistermärken för dina filmappar i alla kontorsleveranser. Du kan använda färger för att ange olika avdelningar, differentiera finansiella filer från icke-finansiella eller bryta ned filerna genom ledningsansvar. För att hjälpa andra att använda ditt färgkodningssystem, skapa en guide på en vanlig 8 1/2-tum med 11-tums papper som har klistermärken på den tillsammans med vad klistermärkenna är avsedda att representera.

Sub-mappar

Om du har information som enkelt kan separeras i underkategorier, bör du använda undermappar för att hjälpa till att föra den informationen. Om du till exempel har en serie filer för var och en av de 50 tillstånden, använder du 50 undermappar för att hålla informationen separat i ditt arkivsystem. Undermappar kan hjälpa dig att separera aktiva fakturor från betalda fakturor, bryta ner de olika avdelningspersonalpappren eller behålla all information för varje inköpsorder grupperad tillsammans med inköpsordernummer.

Håll det organiserat

Skapa en kontorsregel att bara en liten grupp utsedda personer får dra filer och sätta filer tillbaka i skåpen. Om du tillåter någon i företaget tillgång till filerna, så kommer filsystemen i slutändan att ignoreras och det blir förvirring. Tillåt bara vissa personer som känner till systemen för att dra filer för dem som behöver dem, och att returnera filerna när de är färdiga.

Populära Inlägg