Hur man skriver ett citat för informella bud

Ett informellt bud skickas till en potentiell kund som svar på en inbjudan att lämna bud. Anbudsinfordringar utökas av privatpersoner, privata företag och statliga enheter. Budet är en skriftlig uppskattning av kostnaden för kunden för att du ska kunna fullgöra ett jobb som kunden vill ha. Inbjudan att lämna bud är endast en uppmaning, inte ett erbjudande, vilket innebär att det kommer att förekomma ytterligare förhandlingar före ett formellt avtal mellan dig och kunden. Det är emellertid viktigt att budet representerar din bästa uppskattning utifrån informationen, eftersom framtida förhandlingar kommer att baseras på den uppskattningen.

Utkast till budet

Utarbetandet av ett bud börjar genom att erhålla budpaketet. Budpaketet beskriver det arbete som kunden behöver uppnåtts och när det måste slutföras. Budpaketet lyfter också fram de delar av projektet som är viktigast för kunden. Det är viktigt att fokusera på dessa frågor först, eftersom det är de faktorer kunden kommer att fokusera på. Efter att ha beräknat kundens nyckelelement måste du utvärdera resten av projektet. Kunden kan värdera vissa delar mer än andra, men andra delar kan vara lika viktiga för att säkerställa att projektet som helhet är tillfredsställande genomfört. Efter att ha värderat hela projektet, registrera dina prognoser och beräkningar på ett sätt som är heltäckande, men enkelt för den potentiella kunden att läsa och granska.

Upprätta trovärdighet

Jobb är färdiga av människor, inte företag. Därför är en av de viktigaste sakerna du kan göra för att ge kvalifikationerna hos de personer som övervakar de viktigaste aspekterna av jobbet i ditt bud. Att tillhandahålla denna information kan odla kundernas förtroende för företagets förmåga att slutföra projektet. Du bör också tillhandahålla en lista över tidigare genomförda projekt som kan jämföras med det du bjudar på. Detta kommer att visa att ditt företag kan slutföra arbetet. Inkludera referenser och kontaktuppgifter i samband med dessa projekt om möjligt. På så sätt kan kunden följa upp ditt tidigare arbete och få en bättre känsla av dina affärsmetoder.

Executive Summary

När du har slutfört hela budet bör du utarbeta en sammanfattning. Sammanfattningen ska ge en översikt över hela projektet och belysa de faktorer som är viktigast för den potentiella kunden. Det ska tydligt förklara för kunden hur arbetet ska slutföras, hur mycket du uppskattar att projektet kommer att kosta och varför kunden ska välja dig. Sammanfattningen ska vara kort eller ungefär en till två sidor. Sammanfattningen ska också utformas på ett sådant sätt att en kund kan identifiera viktigaste informationen på ett ögonkast.

Slutliga förberedelser

Budet är tänkt att återspegla företagets professionalism, så det är särskilt viktigt att minimera eventuella misstag för att visa kompetens. Innan du skickar budet bör du korrekturlästa det för att se till att det inte finns några nycklar och att dokumentet är lätt att läsa. Du bör också samråda med andra i ditt företag med erfarenhet av att fylla i liknande projekt för att säkerställa att dina uppskattningar är rimliga. Om du bjuder på ett statligt projekt, överväga att konsultera med en licensierad advokat för att säkerställa att du överensstämmer med alla relevanta statliga koder.