Typer av sysselsättningskontrollfilsystem

I USA är det arbetsgivarens ansvar att se till att alla anställda i företaget är lagligt behöriga att arbeta. Även om förutsättningen för detta kan verka enkelt, om du är en småföretagare utan en stor personalavdelning eller en dedikerad HR-person, kan det vara utmanande att förstå de juridiska komplicationerna. Lyckligtvis behöver du inte ha en bakgrund i arbetsrätten för att skapa arkivsystem som hjälper dig att organisera dina anställdas behörighetsinformation.

I-9 Forms

Enligt amerikanska medborgarskap och invandringstjänster måste alla arbetsgivare i USA slutföra och behålla I-9 formulär för varje anställd individ. Detta inkluderar både amerikanska medborgare och icke-medborgare som har tillstånd att arbeta i USA. Avsnitt 1 i formuläret fylls vanligtvis av arbetstagaren och består av ett område för den anställdes information, inklusive juridiskt namn, födelsedatum, adress och personnummer . Avsnitt 2 är slutfört av arbetsgivaren och är där arbetsgivaren fyller i informationen från arbetstagarens arbetsbevis. Några godkända arbetsgodkännandedokument inkluderar ett giltigt körkort och socialt säkerhetsnummer, ett amerikanskt pass och ett permanent bosatt kort.

Arkivering av den färdiga I-9-blanketten

Många arbetsgivare gör kopior av de anställdas identitetshandlingar, till exempel körkort eller pass. De fyller sedan den färdiga och undertecknade I-9 blanketten separat från identifieringsdokumenten. I-9-filerna och identifieringsdokumenten är vanligtvis säkra filer som är märkta privata eller till och med låsta. Arbetsgivare gör detta för att förhindra identitetsstöld samt säkerställa att personuppgifterna förblir privat.

Applikationsfiler

De flesta arbetsgivare behåller även anställningsansökningar på filen. Även om det inte är lagligt föreskrivet att anställningsansökningar och I-9-blanketter lämnas in separat, gör de flesta HR-avdelningar det. Denna arkivering övning görs, för om du någonsin står inför en granskning av arbetsverifiering från USCIS eller US Department of Labor, blir det mycket lättare att hitta informationen än att gräva igenom hundratals filer fyllda med pappersprogram, sekretessavtal och andra anställningsformulär, till exempel läkemedelssökresultat. Den andra resonemanget för att lämna in I-9 separat är att I-9 typiskt har information om en anställds nationalitet. Om den här informationen lämnas säkert kan arbetsgivaren hindra andra anställda från att diskriminera en anställd baserat på hans etnicitet.

Håll filerna

I-9 skickas inte in till USCIS - det hålls hos arbetsgivaren. Enligt USCIS måste denna blankett hållas i minst tre år efter hyresdagen eller i minst ett år efter det att en anställd har avslutats. Vissa företag behåller filerna längre än minimikraven och skapar ytterligare arkiveringssystem för äldre I-9.