Förstå Arbetsuppdelning Strukturer & Projekt Redovisning

Du kan använda en arbetsfördelning struktur för att hjälpa dig att få en översikt över ditt projekt och underlätta projekt redovisning. Med det systematiska tillvägagångssättet i arbetsfördelningsstrukturen kan du fastställa projicerade kostnader för enskilda aktiviteter och kontrollera faktiska kostnader då projektet leder till dem. När projektet går framåt kan kumulativa kostnader från de färdiga aktiviteterna avgöra om du är på budgeten och låter dig göra justeringar om det behövs.

Arbetsuppdelningsstruktur

Arbetsuppdelningsstrukturen delar upp det arbete som ska göras för ett projekt i individuella, självständiga uppgifter. Från och med stora projektsegment som design, leveranser och installation delar du varje segment ytterligare tills du når en nivå där en uppgift är ansvaret för en person,

Till exempel kan ett byggprojekt delas in i byggdesign, platsberedning, grundläggning, struktur och efterbehandling. Att dela upp designarbetet ytterligare kan innefatta arkitektoniska, elektriska och mekaniska ritningar. Att bryta ned arbetet med elektriska ritningar skulle du inkludera detaljerna i anslutningen till verktygetillförseln. Genom att bryta arbetet ner till aktiviteter som förberedelse av ritningarna för verktygsanslutningen kan du identifiera små enskilda uppgifter för vilka projektbokföring kan tilldela kostnader.

Budget

Projektreglering innebär att matchade kostnader uppnås mot kostnadsprognoser för att säkerställa att projektet kommer in på budgeten. Med en avslutad arbetsuppdelning struktur kan du beräkna hur mycket slutförandet av varje aktivitet eller uppgift kommer att kosta. Denna övning bryter budgeten ner i små dollarbelopp som du kan tilldela individuella arbetsuppdelningsstrukturuppgifter. Om till exempel beloppet som är budgetat för elektriska ritningar är $ 200 men din arbetsfördelning struktur visar att förberedelserna kommer att ta 30 timmar, är budgeten orealistisk. I så fall måste du ändra hur du planerar att utföra arbetet för att använda färre timmar eller ändra budgeten.

Faktiska kostnader

När projektarbetet har börjat samlar projektet kostnader. Huvudsyftet med projektbokföring är att ange kostnaderna för den verksamhet vars budget täcker den så att du kan se om de faktiska kostnaderna överensstämmer med de budgeterade kostnaderna och för att säkerställa att de faktiska kostnaderna inte överstiger budgeten. Till exempel betalas kostnaderna för teknikerna som förbereder de elektriska ritningarna ut av den elektriska ritningsbudgeten. Du kan omedelbart se när en uppgift som elektriska ritningar har utnyttjat sin budget och hotar att överstiga den tilldelade kostnaden.

Spårningskostnader

Det kritiska värdet för projektredovisning är hur väl projektet som helhet följer den totala budgeten. Arbetsuppdelningsstrukturen gör det möjligt att beräkna total budgetresultat genom det arbete du har genomfört. Om du lägger till budgetarna för alla uppgifter som du har gjort, dela med den totala budgeten och multiplicera med 100 får du en procent av budgeten som du borde ha spenderat. Om du lägger till de faktiska kostnaderna för de genomförda uppgifterna, dela med budgeten och multiplicera med 100 får du procent av budgeten du faktiskt har spenderat. Om den procentuella budgeten som faktiskt spenderats är mer än den procent du borde ha spenderat vet du omedelbart att du är över budgeten. Du måste då spendera mindre på de återstående uppgifterna eller revidera budgeten.