Användningen av e-post i företags kommunikation

När det gäller att göra affärer är e-post kommunikationskongen - men det betyder inte att det är lämpligt i alla former och i alla situationer. En raffinerad, välskriven e-post säger mycket om din arbetsstil, medan en dålig skriftlig, otydlig kommunikation kan orsaka förvirring och problem som leder till förlust av tid och produktivitet. Ännu värre kan det skada ditt rykte.

Är e-post lämplig?

En del av att använda e-post effektivt i en företagsinställning inkluderar att veta när det är lämpligt att skicka ett e-postmeddelande och när det inte är det. Innan du börjar skriva, överväga om en diskussion eller telefonsamtal ansikte mot ansikte skulle bli lättare i längden. Du kanske vill välja ett av dessa alternativ om ditt meddelande är långt och komplicerat, om informationen som ska överlämnas är konfidentiell, eller om tonen i ditt e-postmeddelande lätt kan missförstås.

Effektiva ämneslinjer

Ämneslinjen i ett e-mail känns som en throwaway, men det är allt annat än. Ämnesrubriken ska vara specifik, särskilt om det hänvisar till datum för möte eller tidsfrist. Ett ämne med ett ord, som "FYI" eller "Question, " förmedlar inte vad du behöver eller när du behöver det. Var så specifik som möjligt - tänk bara på hur många e-postmeddelanden en person får på en dag. Du vill se till att mottagaren ser din ämnesrad och förstår att det är ett e-postmeddelande som kräver omedelbar uppmärksamhet.

Fatta dig kort

Om du har ett mycket långt meddelande att överföra till mottagaren av ditt e-postmeddelande, överväga ett telefonsamtal. Annars håll det till den punkten. Det inkluderar att hålla dina meningar korta och lätta att förstå. Obs! Bara för att du vill vara kort betyder det inte att du borde använda vanlig stenografi, till exempel "bc" för "för" eller "U" för "Du". Var professionell och stav ut alla ord på lämpligt sätt.

Slå på rätt ton

Det är väldigt enkelt att missuppfatta tonen i ett e-mail - tänk bara på alla gånger du trodde att någon antyder någonting lite oförskämd, men de menade verkligen inte något av det. I affärskommunikation, förbli formell, även om du har ett personligt förhållande med personen. Err på sidan av att vara artig, med korrekt interpunktion och, i många fall, hoppa över emojis.

Om du är frustrerad eller arg efter att ha fått ett mail, ta lite tid innan du svarar. När du reagerar på ett negativt sätt kan den tonen stöta på - och det kan bara orsaka problem längs linjen. Använd inte all-caps i en affärskommunikation, eftersom det stämmer överens som om du ropar på ett oprofessionellt sätt.

Som mottagare

Korrekt användning av e-post som företagskommunikation är inte förnedrad till bara avsändaren. När du kontrollerar din företags e-post, gör din del för att kommunicera effektivt. Lämna inte avsändaren hängande; även om du inte kan skriva ut ett långvarigt svar på ett e-postmeddelande, åtminstone notera en anteckning som låter avsändaren veta att du har tagit emot den och du planerar att svara snart.