Användningen av budgetkontrollen

En budget är ett redogörelse för ekonomiska resurser som har anslagits för genomförandet av särskilda verksamheter under en tidsram på tre, sex eller tolv månader. Att jämföra budgetar med faktiska operativa resultat kallas budgetkontroll. Sådan budgetkontroll bidrar till planering, samordning mellan avdelningar, beslutsfattande, övervakning av rörelseresultat och personalens motivation för att uppnå affärsmål. Principen är densamma för såväl små företag som stora.

Planera

En budget tvingar ledningen att överväga framtiden. Det förutsätter att cheferna identifierar avdelningar, operativa och individuella ledarskapsmål och skapar en handlingsplan där knappa resurser fördelas effektivt för att uppnå mål.

Kommunikation

En budget är ett medel för vilket överenskomna mål kommuniceras till alla avdelningar i organisationen. Som sådan är det ett sätt på vilket avdelningsinsatser samordnas.

Ansvar

En budget tilldelar chefer ansvaret för användningen av utpekade finansiella resurser för att uppnå sina tilldelade operativa mål. Budgeten är ett verktyg där chefer jämför kostnader och fördelar med aktiviteter och väljer alternativ som fördelar resurser på lämpligt sätt.

Värdering

Genom att jämföra faktiska organisatoriska resultat mot en budget kan en chefs prestation utvärderas. Eventuella budgetavvikelser kan analyseras för att avgöra vilka källor av avvikelserna som styrdes av chefer och vilka inte var.

Övervakning

En budget stöder en chefs insatser för att övervaka verksamheten, identifiera avvikelser och vidta korrigeringsåtgärder vid behov. Det möjliggör en utvärdering av verksamheten när det gäller bidrag till organisatoriska mål.

Motivering

En överenskommen och rimlig budget tjänar till att motivera cheferna för att uppnå affärsmål. Kopplingen av personalbelöningar till budgetprocessen är ett ytterligare incitament för chefer att uppnå avdelningsmål inom relevanta ekonomiska hinder.

Resursfördelning

En budget stöder effektiv fördelning av knappa resurser genom att en budget kontrollerar volymen av varor och tjänster som kommer att produceras. Budgeten används också för att planera kostnaden för den producerade produktionen.