Vad betyder skrivning av stycken i företagsformat?

Företagsdokument - som brev, e-postmeddelanden, memorandum och rapporter - använd stycken för att skilja olika typer av information, argument och idéer. Punkter skrivna i företagsformat är strukturerat på ett formellt, professionellt och välorganiserat sätt. När du skriver ett företagsdokument ska du överväga hur stycket ska visas på papper, organisationen av stycket och dess placering i det totala dokumentet. Var konsekvent när du formaterar dina stycken. Använd kortfattat språk och en enkel stil så att läsaren är fokuserad på ditt meddelande.

Blockera format

Det vanligaste visuella formatet för stycken i ett företagsdokument är det blockformat där början på en paragraf inte är inryckt. Istället är hela stycket enskilt åtskilt och vänster motiverat, vilket betyder att det är inriktat på pappers vänstra marginalen. En tom linje läggs in efter varje stycke för att skilja den från nästa stycke eller del av dokumentet. Halvkvarteret, där början av varje stycke indrags, används mindre ofta.

Font

Punkter i ett företagsdokument skrivs i en traditionell typsnitt, till exempel 12-tider Times New Roman. Undvik att använda ovanliga teckensnitt som avviker från innehållet i ditt skrivande. Använd samma teckensnitt i hela dokumentet, förutom rubriker, som kan använda en större teckenstorlek eller vara inställd i fetstil.

Punktinnehåll

Varje stycke ska adressera en enda huvudide. Introducera huvudidén i ett allmänt uttalande i stycke första meningen. Följ denna ämnesdom med några meningar som stöder huvudidén. Dessa kan bestå av informativa detaljer eller ett argument för att försvara din idé. Vik upp stycket med en sammanfattande mening. Om ett stycke går för länge riskerar du att förlora läsarens uppmärksamhet. I stället ordna en lång stycke i två eller flera mindre stycken.

Punktorder

Ett företagsdokument, såsom en rapport eller ett brev, börjar med ett stycke som introducerar ämnet för dokumentet. Detta följs av ett eller flera stycken som utvecklar ämnet. En avslutande paragraf sammanfattar informationen du har angett eller ber läsaren att vidta en specifik åtgärd. Ett brev som innehåller skäl för en annonskampanj kan till exempel börja med en inledande paragraf som föreslår kampanjen, följt av tre stycken, var och en beskriver en separat orsak till kampanjen och ett avslutande stycke som ber läsaren att godkänna kampanjen. Om dokumentet är långt använder du rubriker för att separera större sektioner.

Stil

Medan tonen kan vara vänlig skrivs affärsdokument i en formell stil. Ditt skrivande kan läsas av andra individer som den ursprungliga mottagaren och hålls av ett företag i många år, så undvik personliga kommentarer. Håll ditt skrivande på en professionell nivå genom att använda könsneutrala språk, samt ordentlig grammatik och stavning. Håll dina meningar kort och till den punkten. Undvik klichéer, sammandragningar och slang.