Vad är en utgiftscykel?

Utgiftscykeln följer ett köp från beslutet att köpa genom slutbetalningen. Köpare använder utgiftscykeln varje gång de köper: De bestämmer att de behöver köpa produkt och jämföra priser och leverantörer. Därefter gör de ett köp och väljer en betalningsmetod. Ett företags utgiftscykel har vanligtvis fler steg och involverar ett antal personer och avdelningar.

Köpbeslut

Företag behöver material och leveranser för att producera varor och tjänster. En enskild beställare eller företagsagent undersöker produkter, jämför pris och bestämmer rätt produkt eller tjänst. I ett litet företag kan affärsägaren göra det beslutet. Några stora företag har inköp av datorsystem som beställer materialköp efter behov. Den enskilda beställaren eller företagsagenten kan fylla i en intern inköpsorder för godkännande.

Beställningsmaterial

Prissättning av varor och tjänster är nästa steg i cykeln. Villkor, leveranstider och returpolicy är andra faktorer som påverkar en beställning. Företagets agent lägger ordern med leverantören, fyller i rätt pappersarbete eller fyller ordern online. Företag kan använda ett manuellt eller dator spårningssystem för att följa ett köp från order till slutleverans.

Mottagningsmaterial

När företaget har fått de beställda materialen, granskar inköpsagenten fakturorna eller förpackningarna för noggrannhet. Han noterar eventuella skillnader och följer företagets rutiner för att behandla någon produkt som är skadad eller mottagen felaktigt. Han dokumenterar skillnader i krediter och avkastning. Den mottagande kontorist skickar anmälan om kvitto och annan dokumentation till redovisningspersonalen och andra som är involverade i processen.

Lager och lagring

När de är mottagna, material är ordentligt uppfinnna. Beroende på föremål och behov kan material skickas direkt till den begärande agenten eller användas i produktionen. Överskott av material kan lagras på plats eller skickas till ett lager. Material måste lagras och säkras ordentligt för att förhindra förlust eller försämring.

Betalning

Ett företag slutför utgiftscykeln genom att betala för materialet. Det kan betala kontant, checka, kreditkort, banköverföringar eller kreditlinje. Betalningar kan innehålla krediter för skadade material och ofullständiga order eller rabatter för tidig utbetalning.