Vad är en W-9 för ett företag?

Företag som anlitar oberoende entreprenörer har en skyldighet att rapportera löner till IRS på en 1099-blankett. Innan ansökan lämnades in 1099 måste verksamheten begära att entreprenören tillhandahåller sitt skattebetalarens identifikationsnummer (TIN) på W-9-formuläret. För amerikanska invånare och företag är en TIN antingen ett socialt säkerhetsnummer (SSN) eller arbetsgivarens identifikationsnummer (EIN).

Entreprenör W-9 Forms

När du anlitar en entreprenör, oavsett om det är företag eller individ, måste du samla in en W-9-formulär från var och en av dem. Entreprenörer kan omfatta ensamägare, aktiebolag, bolag, partnerskap, förtroende och fastigheter. Vid slutet av varje skatteår måste du rapportera de totala betalningarna du gör till varje entreprenör som är $ 600 eller mer till IRS på en 1099-blankett med informationen från W-9.

TIN Matching

En av de främsta orsakerna till IRS kräver att ditt företag ska få en W-9 från entreprenörer före förberedelsen av 1099 är så att du kan utföra TIN-matchning. Detta gör att du kan verifiera att den information du får på en W-9 matchar vad IRS har på filen för individen eller företaget. Eftersom entreprenörer vanligtvis inte är föremål för skattemässig avvikelse tillåter det IRS att spåra betalningarna tillbaka till varje skattebetalare om det aldrig erhåller en inkomstskattbetalning. Utan TIN-matchning kan en entreprenör avsiktligt tillhandahålla felaktig information på en W-9 för att undvika skatter.

Utländska betalningsmottagare

Utländska individer och företag som inte bor i USA lämnar inte in en W-9-blankett. I stället kräver IRS att du får en W-8 formulär från varje utländsk person eller företag. Men när det gäller utländska utomjordingar som är bosatta i USA kräver IRS dessa personer att lämna in en W-9. Eftersom många invandrade utomjordingar är oförenliga med ett SSN, måste de ansöka om ett enskilt skattebetalarens identifieringsnummer (ITIN) innan de fyller i formuläret W-9.

W-9 Form Information

W-9-formuläret är en sida i längd och kräver endast rapportering av några viktiga uppgifter. Betalningsmottagaren måste ange sitt fulla namn eller företagets namn om inte en enda innehavare. Det måste också innehålla betalningsmottagarens adress och lämplig TIN. Den sista delen av formuläret kräver en underskrift för att intyga att betalningsmottagaren inte är föremål för säkerhetskopiering, att TIN är korrekt och att han är en amerikansk medborgare eller bosatt, en affärsenhet som är organiserad enligt amerikanska lagar eller en inhemsk fastighet eller lita på.

Säkerhetskopiering

Även om de flesta betalningar som ditt företag gör för enskilda personer och företag som förbereder en W-9 inte är föremål för avstående, kan IRS betala betalningsmottagaren för att säkerhetskopiera källan. Säkerhetskopieringen är lika med 28 procent av varje betalning du gör, men gäller endast när TIN som betalningsmottagaren tillhandahåller är felaktigt.