Hur man skriver ett klädkodsmemo

Företagen initierar klädkoder av ett antal skäl, inklusive ökad professionalism och för att minimera distraktioner. Kontorsmemo om en ny eller annan klädkod bör vara tydlig om hur arbetsgivarna förväntar sig att de anställda ska klä sig, samtidigt som de behåller en artig positiv attityd. Handledare eller personalpersonal bör skriva memo med hjälp av korrekt memoformat och informativa meddelande tekniker.

Ställ in policy

De flesta företag förklarar klädkodspolicyn i arbetstagarhandböcker eller andra typer av nytt anställnings- och orienteringsmaterial. Noteringar som innehåller klädkodsinformation kan påminna anställda om att följa klädkodspolicyn. Alla noteringar som ändrar eller skapar en klädkod skulle antagligen följas av en officiell policyändring som anges i arbetstagarhandboken eller den officiella företagsuppförandekoden.

Memo Format

Noter är kortare och mer informella än den genomsnittliga affärsbrevet. De är vanligtvis en sida eller inte mer än cirka 250 ord. De flesta memoar utesluter salutationer, stänger och styckeindelningar. Noteringar inkluderar ämnesrader som anger vad memo gäller, till exempel "New Dress Code" eller "Change in Dress Code". Noteringen kan också ange datum och tid för sändning under eller tvärs från ämnesraden. De flesta memoarer inkluderar författarens initialer, eller ibland en underskrift, längst ner på sidan.

Utforma informativa meddelanden

Huvudmålet med att skriva ett klädkodsmemo är att kort informera personalen om en ny klädkodspolicy eller ändringar i nuvarande klädkod. Klädkodsmemoförfattare bör använda standardinformativ meddelandekomposition. Författarna bör inkludera en sammanfattning av de viktigaste punkterna i första stycket, detaljerna i klädkoden, orsakerna bakom policyn, eventuella negativa klädkodssituationer och en positiv framåtblickande slutsats. Författaren bör se till att meddelandet upprätthåller och bygger goodwill.

Underhålla Goodwill

Goodwill i meddelanden är en viktig insats som visar omsorg och uppskattning för medarbetarna. Goodwill är särskilt viktigt i informativa noter som kan tyckas vara negativa för vissa anställda. Anställda som inte gillar klädkoder eller inte vill överensstämma med klädkoden kan uppskatta fördelar för den policy som anges efter varje förekomst av nya bestämmelser. Anställda tenderar att få information om nya koder bättre när de förstår orsakerna till de politiska förändringarna.