Exempel på en Pro Forma-faktura

Pro forma fakturor visar prisnotering för en eventuell försäljning, import eller export av varor. Dessa fakturor används ofta under förhandlingar för att lista villkoren för ett erbjudande så att den andra parten kan komma överens eller svara med ett motbjudande. Proformafakturaen är inte bindande, och ingen betalning sker förrän parterna ingår ett avtal. Långivare, licensieringsorgan och tullinspektörer kan begära en pro forma faktura som bevis på giltigheten för den kommande transaktionen.

Grundläggande information

Ange ditt företagsnamn och kontaktuppgifter högst upp på fakturan. Ange tydligt att detta är en pro forma faktura och inte den slutliga versionen. Inkludera leverantörens namn och kontaktinformation, tillsammans med eventuella kund- eller kund-ID som används i ditt faktureringssystem. Ange fakturadatum för att skilja denna proforma från tidigare eller efterföljande versioner. Detta är särskilt viktigt om transaktionen är under förhandling, eftersom priset eller kvantiteten av varor i en transaktion kan ändras flera gånger innan ett slutligt avtal uppnås.

Varudetaljer

Inkludera kvantitet och beskrivning av de varor som är inblandade i transaktionen. Använd en separat rad för varje typ av produkt och ange enhetens pris och total kostnad för varje rad. Lägg till alla objekt och visa resultatet som en del av avgifterna innan eventuella frakt- och hanteringsavgifter läggs till.

Betalningsvillkor

Eftersom import- och exporttransaktioner kan äga rum mellan två länder med olika valutor bör proformafakturaen ange vilken typ av valuta som ska användas för betalning. Om en part har kommit överens om att betala de andra valutaväxlingskostnaderna, ange detaljerna i detta avtal. Ange ett förfallodatum och lista de tillämpliga sena avgifterna för att inte uppfylla denna tidsfrist. Om du kommer att förlänga kredit eller tillåta avbetalningar, förklara villkoren.

Frakt

Ange eventuella tillämpliga hanterings-, frakt- och försäkringsavgifter som gäller för transport av varorna. Ange relevanta uppgifter, till exempel hamnen för inresa eller utgång och transportsätt. Inkludera en lista över alla dokument som behövs för att passera genom tullen.

Leverans

Uppge ett beräknat datum för leverans av varorna. Det här kan vara en räckvidd, eftersom du kanske inte vet exakt hur länge det tar att få en kredit eller gå igenom en tullinspektion. Till exempel kan du lista ett förväntat leveransfönster på sex till åtta veckor. Den här tidsramen kan börja efter att krediten har skrivits eller en annan händelse har inträffat. Ange eventuella garantibestämmelser i detta avsnitt på fakturan.