Vad man ska skriva för att formellt godkänna en inbjudan till ett affärsmöte

Att svara snabbt och noggrant på mötesförfrågningar är en viktig del av verksamheten. Mötesplanering kan vara en utmaning, så ett snabbt svar visar respekt för arrangören såväl som för de andra deltagarna. Om du accepterar, var tydlig i ditt svar så att de andra mottagarna förstår att du accepterar samtidigt som du ser till att du har all information du behöver förbereda för mötet.

Granska innan du svarar

Ta en minut eller två för att läsa mötesinbjudan noggrant och för att dubbelkontrollera din egen kalender. Om du skickar en bekräftelse om att du senare måste dra tillbaka, kan det leda till att du ser oprofessionellt ut. Om du är osäker på om du kan göra mötet, svara snabbt med en förklaring och ett datum när du vet om du kan delta. Detta gör att avsändaren vet att du har fått meddelandet, och det hjälper avsändaren att koordinera den nödvändiga logistiken.

Exempel:

Tack för att du inkluderade mig i det här mötet. Jag måste kolla på ett par saker innan jag kan låta dig veta om jag inte kommer att kunna delta. Jag kommer att vara säker på att skicka mitt svar senast EOD i morgon.

Bekräfta närvarodetalj

Om du planerar att delta, säg så i början av ditt meddelande, så att mötesorganisatören inte behöver gräva genom din kommunikation. Det kan också vara en bra idé att bekräfta logistiska detaljer som tid och plats.

Exempel:

Jag planerar att delta i mötet, men bara för att bekräfta detaljerna - vi kommer att träffas vid Roy's Coffee Shop på hörnet av 6: e och Wilson, nästa torsdag den 8: e klockan 15.00. Är det rätt?

Tips

• Om mötesplatsen inte finns på ditt kontor eller på mötesorganisatörens kontor, klargör du den exakta platsen i ditt svar, genom att notera gatan, korsningen och kanske den exakta adressen till var du kommer att träffas. Tänk på att stora kedjebutiker och restauranger kan ha flera platser inom ett litet geografiskt område eller till och med på samma gata.

Informera om potentiella konflikter

Om det finns en möjlighet att du inte kommer att kunna delta i mötet, nämna detta när du har bekräftat dina planer att delta. Det här är inte bara den artiga saken att göra, det ger också mötesplaneraren information som kan hjälpa henne att bestämma huruvida han eller hon inte vill omplanera mötet i en tid då alla är säkra på att de kan delta. Du kan också erbjuda ett alternativ att delta personligen, till exempel att använda konferenssamtal för att delta i mötet på distans.

Exempel:

Min plan är att vara på mötet, men det finns en liten möjlighet att jag kanske behöver avbryta på grund av familjesituationen. Om jag behöver avbryta ska jag meddela dig så snart som möjligt. Om du tycker att det är klokare för mig att istället omplacera, var snäll och låt mig veta så snart det är bekvämt för dig. Som ett alternativ kan jag delta i Skype. Låt mig veta vad du tycker.

Begär förtydliganden

Om du har några frågor om mötet, ta med dem i ditt svar. Typiska problem är:

• Mötesplats

• Förväntade längd på mötet

• Parkering problem

• Bygga säkerhetsprocedurer

• Ta med en kollega eller assistent

• Handikappboende

• Presentationstekniska alternativ, till exempel en storskärm eller konferenssamtal

Tips

• Innan du trycker på "send" -knappen, kontrollera att du vet vem du svarar på. Om inte avsändaren specifikt har bett dig svara på alla som kopierades på posten, se till att ditt svar endast gäller avsändaren och en medarrangör om det finns en.