Är den elektroniska signaturen en bra idé eller en dålig idé?

Elektroniska signaturer, även kallade e-signaturer och digitala signaturer, är ett sätt att verifiera din identitet på en elektronisk fil, t.ex. ett försäljningsavtal. De arbetar med krypteringsteknik, så du är den enda personen som kan använda din unika kryptering på någon elektronisk fil. Vissa har tagit om tekniken medan andra förblir skeptiska. Liksom alla tekniska framsteg har elektroniska signaturer mätbara fördelar, såväl som kostnader och risker. De är en bra idé, men de är inte för alla.

Digital äkthet

Den största fördelen med elektroniska signaturer är äktheten. Det finns inget behov av att skriva ut, skriva, kopiera, skanna, faxa eller maila filer för att bevisa att du är den du säger att du är. Du behöver inte oroa dig, även om någon hackar in i ditt e-postkonto. Elektroniska signaturer hindrar imposter från att skicka falsk information eller manipulera med filer, upprätthålla integriteten hos elektroniska dokument.

Expansion av Internethandel

Digitala signaturer gör att människor kan göra fler affärer online. Sedan de federala elektroniska signaturerna i globala och nationella handelslagen antogs år 2000 har digitala signaturer varit lika juridiskt bindande som bläcksignaturer i USA. De låter dig säkert köpa stora saker, som hus eller fordon, och utöka onlinehandel på många sätt.

Besparingar

Med elektroniska signaturer finns det mindre behov av papper, bläck och porto. Många företag och organisationer sparar poster elektroniskt, vilket minskar behovet av lagringsutrymme. Elektronisk signering och arkivering sparar också tid, eftersom det finns färre resor till skrivaren, brevlådan och lagringsfilen. Det är också lättare att distribuera signerade dokument, eftersom de kan skickas till flera mottagare. Dessa fördelar sparar pengar och förbättrar effektiviteten i industrier som är starka beroende av rekord, såsom hälsovård och regering.

säkerhet

Elektroniska signaturer är i allmänhet säkrare än bläcksignaturer. För att förfalska din elektroniska signatur måste någon ha både din dator och ditt lösenord för signaturcertifikat. Teknik eller bara bra handkopiering gör det lättare att smyta en bläcksignatur. Människor är ändå försiktiga med elektronisk dokumentförfalskning, för att du inte kan ersätta äktheten att fysiskt bevittna någons underskrift med en penna.

risker

Även om det finns mätbara fördelar, finns det också risker om du eller din organisation misshandlar elektroniska filer och signaturer. Om du oavsiktligt raderar eller förlorar elektroniska filer, eller om de inte krypterar dem ordentligt, är ekonomisk förlust, skada på företagsbilden och aktieägarvärdet, förlust av immateriella rättigheter, störning av affärsflödet och ökat ansvar alla möjliga risker.

Kostar

En nackdel med elektroniska signaturer är priset. Du behöver verifieringsprogram och signeringscertifikat från certifieringsmyndigheter för att kryptera en fil med din digitala signatur. Kostnaderna varierar beroende på vilken typ av filer du vill kryptera. Krypteringstjänster debiteras per månad eller per dokument. Dessutom kan du behöva träna personal, kunder och andra hur man använder elektroniska signaturer korrekt. Huruvida det här är värt kostnaden beror på hur mycket pengar du kommer att spara i andra kostnader, till exempel utskrift och fillagring. Om du ändå gör kopior av alla dina dokument kan det inte vara värt investeringen.