Vilka att använda: Excel eller tillgång till en finansiell rapport?

Microsoft Excel och Microsoft Access både lagra data som används för att skriva en finansiell rapport. Emellertid har Excel fler inbyggda alternativ för att snabbt generera en rapport från en liten mängd finansiella data. Åtkomst är bättre lämpad när mycket stora mängder data måste kombineras för att skapa en komplex rapport.

Plana och relationella databaser

Excel är kalkylprogramsprogram och Access är databasprogram, men båda kan användas för att lagra data på samma sätt. En "platt" databas lagrar ett enda bord med datafält i varje post; Dessa är funktionellt identiska med kolumnerna för data och rader i ett kalkylblad. En "relationsdatabas" -databas kopplar samman flera datatabeller tillsammans med information i den första tabellen för att samla information från andra tabeller, som till exempel försäljningen av alla butiker i ett visst område. Relationsdatabaser liknar Excel-arbetsböcker som innehåller flera ark, men är i allmänhet mer flexibla och kraftfulla.

Välja en struktur

Plana databaser och arbetsarkar för en ark är den vanligaste typen av struktur i Access och Excel eftersom de flesta projekt inte har tillräckligt med data eller komplexitet för att behöva en relationsdatabas eller en flerskiktsstruktur. Men när ditt företag måste kombinera stora mängder data, är en relationsdatabas effektivare. När en finansiell rapport visar data summerad och medeltal på flera sätt - till exempel fördelningar per region och försäljningstyp - eller när rapporten måste samla in data från flera källor, gör en relationsdatabas processen enklare när den ställs in korrekt. Medan Excel möjliggör relationsdatabasfunktionalitet, tillhandahåller Access kraftfullare och automatiserade metoder för att arbeta med den strukturen.

mallar

Excel och Access både innehåller förinställda layouter och databasstrukturer för vanliga företagsbehov. Efter att ha övervägt om du behöver en platt- eller relationell databas, granska de mallar och databaser som ingår för att se om någon av dessa överensstämmer med kraven på vad du behöver lagra och rapportera dina data. Demonstrationen av vad som ingår i varje struktur ger dig information om huruvida dina datakrav är bättre lämpade för att lagras i Excel eller Access.

Välja programvara

Både Access och Excel är mycket komplexa applikationer som kan ta många år att studera, men Excel har en användarvänlig start eftersom grundläggande kunskaper i kalkylark är tillräckliga för att komma igång med programmet. Om du fortfarande är osäker på vilken applikation som är bättre anpassad till dina behov, börja med en Excel-mall och se om det fungerar bra med dina rådata. Om du upptäcker att du ofta skapar nya ark eller behöver skapa komplexa beräkningar, växla till en Access-databas och importera de ark som du redan har skapat i Excel. Åtkomst kräver vanligtvis mer arbete som utformar slutproduktens layout, men sparar arbete när man skapar de formler som producerar rapporten.