Nackdelar och fördelar med att budgetera en projektuppgift

Budgetering av enskilda projektuppgifter kan göra att du kan hantera kostnaderna för ditt företag på granulär nivå, men denna övning kommer inte utan dess nackdelar. Budgetprocessen tar tid och kan ändra dina anställdas förståelse av vad du värdesätter i verksamheten. Liksom många andra hanteringsverktyg är nyckeln att avgöra om fördelarna överväger kostnaderna.

Kostnadskontroll

Den främsta fördelen att budgetera projektuppgifter är den ökade kontrollen och detaljer som chefen erhåller när man skapar budgeten. När man hanterar budgeten på en övergripande projektnivå kan chefen inte redovisa skillnader i resurser som behövs mellan mycket olika uppgifter. Exempelvis kan en projektbudget för att slutföra ett konsultuppdrag vara 400 timmar totalt sett, men utan att budgetera projektuppgifterna individuellt kan projektledaren inte undersöka orsaken till eventuella budgetöverlagringar. Istället ser chefen bara att projektet var över budgeten. När uppgifterna budgeteras individuellt är det uppenbart var projektet gick fel.

Finansiell fokusering

Uppgiftsbudgetning har inte bara direkta fördelar utan även indirekta fördelar. Genom att budgetera projektuppgifter utsätts anställda oftare för budgeten i mindre steg. Detta tjänar till att ofta påminna medarbetarna om vikten av att budgeten följs. Tänk på detta exempel: Föreställ dig hur svårt det skulle vara att hantera viktminskning om vi bara tittat på skalan en gång om året. Eftersom vi oftare kan få budgetåterkoppling vid budgetering av projektuppgifter, är budgethanteringen generellt enklare och effektivare.

Medarbetarvärden

Att fokusera medarbetare på budgeten är bra för att motivera skatteresultat, men ibland kan det leda till att anställda glömmer bort andra delar av sina jobb. En av nackdelarna med att budgetera på en uppgiftsnivå är att anställda kan fokusera för mycket på att möta budgeten och göra det på bekostnad av kundtjänst eller till och med etiskt beteende. Det här är speciellt en oro om anställdas ersättning är knutet till mötet eller överstiger en bonus. Chefer bör se till att de belönar anställda för beteende som är bra för verksamheten, inte bara en aspekt av det.

Kostnad för förvaltning

Ökningar i affärsövervakning eller förvaltning är sällan kostnadslösa. Det är viktigt att se till att budgetering på en uppgiftsnivå är kostnadseffektiv för ditt företag. Om ditt företag har många liknande projekt kan det vara värt att sätta upp en budget på arbetsnivå och sedan bara ändra det lite för andra projekt. Om ditt företag har projekt som är väldigt olika, kan installationen och modifieringen av olika budgetar helt enkelt vara för mycket för den potentiella fördel det ger.