Hur man skriver ett inledande brev för en icke-vinstbehov

Icke-ideella organisationer använder ofta direktreklam i insamlingsinsatser. Ett inledande brev är en öppning till ett förslag som begär en viss finansiering för en särskild orsak. Brevet ska vara detaljerat och korrekt och bör ge läsaren all information som de behöver för att fatta ett utbildat beslut om huruvida man ska stödja ideen genom ett ekonomiskt bidrag. Brevet bör också innehålla bilagor, till exempel litteratur som beskriver ideella uppdrag och program.

Förbereder ett professionellt brev

För att vara effektiv bör ett brev som begär ett ekonomiskt bidrag skrivas ut på nonprofits brevhuvud och riktas till den mest lämpliga personen i organisationen. Innan du skriver ett brev, kontakta det företag du motsvarar med och be om namnet på den person som ansvarar för att utvärdera ansökningar om donationer. Det här kan vara en samhällsrelaterad direktör, en filantropisk chef eller, i större företag, en välgörenhetsdirektör. Att adressera ett brev till den lämpliga personen ökar oddsen för begäran som beviljas.

Skapa en övertygande introduktion

Ditt brev bör börja genom att introducera ideell organisation och beskriva sitt mål och uppdrag. Skriv ett stycke med ett stycke som beskriver hur länge organisationen har funnits, den befolkning som den tjänar och anledningen till att ideella organisationer begär finansieringstöd. Till exempel: "ABCs barnorganisation har funnits sedan 1945. Organisationen existerar för att tillhandahålla hälso- och sjukvårdstjänster för riskfyllda barn i området kring Tri County. Nya nedskärningar i statsfinansieringen har resulterat i ett budgetunderskott för vår organisation, som vi strävar efter att övervinna. "

Engagera med uppdragsinriktning

Brevet ska engagera utsikten genom att visa hur ideell uppdrag är anpassat till verksamheten. Detta kräver forskning innan du skriver brevet.

Exempel

Janet arbetar för Alice's Closet, en ideell vinst som ger hemlösa kvinnor kläder att bära på jobbintervjuer. Just nu är hon på väg upp en årlig insamlingsinsats för att stödja Alice's Closet-uppdrag. Hon lär sig att ägaren till en lokal butik, Serendipity, är aktiv i ett mentorprogram för unga kvinnor. I hennes insamlingsbrev skriver Janet:

Din butik är en respekterad återförsäljare i vårt område och alla raser om de vackra kläder och tillbehör som den säljer. Dessutom uppskattar samhället också hur du står upp för unga kvinnor genom att ge mentorskap och en stark förebild. På grund av vårt gemensamma engagemang för samhället och kvinnorna ber vi dig att överväga en donation till Alice's Closet.

Gör din förfrågan

Efter introduktionen anger du specifikt vad du söker från brevmottagaren. Om du letar efter pågående ekonomiskt stöd eller för en engångsdonation, definierar du tydligt vad du behöver, när du behöver det och hur det ska användas. Till exempel: "Jag skriver idag för att begära ett ekonomiskt bidrag på 1 000 dollar för att stödja vårdkliniken som vi tillhandahåller varje månad. Denna finansiering kommer att användas för att underteckna kostnaden för vaccinationer och medicinsk utrustning och kommer att tjäna mer än 350 lokala barn i riskzonen. Vi kommer att börja erbjuda tjänsten den 1 oktober i det här kalenderåret, och vi måste ha finansiering på plats senast den 1 september. "

Bekräfta deras generositet

Sammanfatta ditt brev genom att tacka företaget för att ta sig tid att överväga begäran. Tacka givare för deras tid och ansträngning är bra praxis. När de gör presenten är det viktigt att tacka företagen för deras stöd för att upprätthålla goda relationer.

Skriv en effektiv slutsats

Stäng ditt brev med ett anrop till handling och notera vilken uppföljning som ska äga rum. Till exempel: "En representant för vår organisation kommer att kontakta dig senare i veckan för att diskutera hur din goda företagsledning kan gynna samhället genom detta initiativ." Hänvisa till eventuella bilagor som du medföljer brevet, till exempel en informationsbroschyr, en kopia av din nonprofit status verifiering eller andra säkerheter som kommer att vara till hjälp för att främja uppdrag av din organisation och stödja de behov som skisseras i din begäran brev.