Nackdelarna med att inte ha segregerade skyldigheter inom redovisningsavdelningen

Segregation eller separation av redovisningstjänster innebär att uppgifterna delas upp så att olika personer hanterar transaktionsbehandling, dataregistrering, redovisning av redovisning och revision. Att förlita sig på en person att hantera alla bokföringsfunktioner kan leda till dålig intern kontroll, bokföringsbedrägerier och missbruk av företags tillgångar.

Interna kontroller

Ett litet företag, som en restaurang eller en medicinsk praxis, kanske inte har en bokföringsavdelning med dussintals anställda. Att göra kontorschefen eller bokföraren ensam ansvarig för bokföringen kan emellertid medföra misslyckande med att få tag på datainmatningsfel - till exempel inmatning av fel försäljningsbelopp - eller mer allvarliga misstag - som att glömma att registrera en transaktion eller inte betala räkningarna i tid. I en artikel från april 2009 publicerad av Institutet för interna revisorer skrev företagschefer Nick Stone att småföretagare borde vara involverade. De kan till exempel granska månatliga kontoutdrag och periodiskt fylla i bokföringen. Dessa kontroller kan tjäna som en granskningsmekanism för att upptäcka ovanliga inlägg och trender.

Spårning av bedrägerier

Otillräcklig uppdelning av arbetsuppgifter kan göra detekteringen av bedrägerier svår. Exempel på bedrägerier är att acceptera pengar från kunder utan att registrera transaktionen i bolagets böcker, avsiktligt underrapportering av försäljningsaffärer eller överrapportering till leverantörer, felplacering av fakturor och kvitton, dölja skulder i konton utanför balansräkningen och lämna in vilseledande uppgifter till revisorer och skattemyndigheter. I en artikel publicerad av Small Business Resource Network föreslår certifierad revisorn Eve E. Brown att åtskillnad av uppgifter gör att minst en person i bokföringsprocessen kan upptäcka och rapportera fall av bedrägerier. Stone skriver att den grundläggande principen om segregering är att ingen anställd eller en grupp anställda borde kunna bedriva och dölja bedrägerier i sin normala arbetsuppgift.

Asset Misappropriation

Misnyttjande av tillgångar kan också vara en följd av otillräcklig segregering av bokföringsfunktioner. Dessa risker växer om en enskild person är ansvarig för att hantera tillgångar, registrerar transaktioner i bolagets huvudbok och granskar saldon i slutet av en redovisningsperiod. Exempel på detta är kassaskimming, vilket kan innebära otillbörlig utnyttjande av kontanter som tas emot via posten och kontrollera manipulering och bedrägliga lönesystem, såsom kontantbetalningar till obefintliga anställda.

överväganden

Segregerande bokföringsuppgifter kommer inte att eliminera fel och bedrägeri, men det kan hjälpa till att minska dem. De stora bokföringsskandalerna i slutet av 1990-talet och 2000-talen har ofta involverat börshandlade företag som var tvungna att tillhandahålla fullständiga finansiella uppgifter till flera regleringsorgan. Mutor, intressekonflikter och andra risker för korruption skulle förbli jämnt med segregerad redovisning. Stone föreslår att dessa risker för korruption kräver företagsstyrning på högre nivå, såsom styrningspolitik och riktlinjer för intressekonflikter.