Dokument Destruction Procedures

Med hotet om identitetsstöld och de böter som kan åläggas för felaktigt kassering av dokument, bör den korrekta förstöringen av dina affärsdokument aldrig tas lätt. Statliga lagar och branschbestämmelser kan variera hur länge dokumenten ska behållas och hur de ska kasseras, så det är viktigt att hålla sig ajour med vilka policyer som påverkar ditt specifika företag innan du utvecklar rutiner för dig själv och dina anställda.

Överensstämmelse och policy

Oavsett var du befinner dig eller vilken verksamhet du befinner dig i borde du ha en förståelse för vilka dokument som behöver förstöras permanent och som aldrig ska förstöras. Statliga och industriella böter kan vara allvarliga för felaktigt borttagande av handlingar, särskilt när det gäller kundens finansiella information och anställdas hälsoproblem. Företagsbeskattningsdokument och uttalanden för bankkonton och företagskreditkort bör hållas i minst sju år innan de förstörs. När du bestämmer vilka dokument som ska förstöras innan du kasseras kan du själv göra det eller hyr ett outsourcingföretag som specialiserar sig på pappersförstöring och elektronisk data förstörelse.

Bemyndigande och ansvar

Som företagsägare, om du inte personligen övervakar förstörelsen av dokument, se till att någon ansvarig är, till exempel din kontorschef, nätverksadministratör eller revisor. Den här personen bör vara uppmärksam på dina policyer och de lagar och regler som styr dessa policyer. Han bör också verifiera att de dokument som förstörs är bara de som ska förstöras. Till exempel kan papper som ska strimlas placeras i ett visst område i ett rum i förseglade påsar paraferade av personen i auktoritet.

Pappersrekord

En pappersförstärkare är den föredragna metoden för bortskaffande för de flesta affärsdokument. Du kan köpa pappersförstörare för olika volymer i de flesta kontorsleveransbutiker. Bränning eller pulverisering kan föredras beroende på informationens känslighet. Pulveriserande grindar eller re-shreds strimlat papper för att göra det praktiskt taget omöjligt att sätta tillbaka igen. Om du strimlar papper själv, överväga att göra det i stora satser så att dokumenten är blandade och osannolikt att de lätt kan monteras igen. Lägg ut det strimlade pappret omedelbart innan återvinningsbilen kommer fram.

Elektroniska dokument

När du raderar elektroniska dokument på en dator, kom ihåg att tömma papperskorgen. Filerna raderas inte faktiskt när de fortfarande finns i datorns papperskorgen. Så länge hårddiskar fortfarande finns kvar, bör detta vara tillräckligt för att förstöra elektroniska dokument. Innan du ger upp en hårddisk, måste enheten torkas med hjälp av speciell programvara eller fysiskt förstörd innan du kan anta att dokumenten är oåterkalleliga. Detta inkluderar hårddiskar inom kopiatorer, som kan lagra elektroniska kopior av varje fotokopi som tagits.