Dokumenthantering och destruktionspolicy för ideella vinster

En omfattande dokumenthantering och förstörelse är mer än bara en bra affärspraxis. Det är också viktigt att säkerställa att ditt ideella företag fullt ut följer federala och statliga lagar och rekommendationer, vilket för vissa ideella organisationer är en förvirrande utsikter. Osäkerhet om politiska krav finns, eftersom statslagar varierar. Internal Revenue Service rekommenderar men slutar inte att kräva ett ideellt företag för att ta itu med dokumentbevarande. Sarbanes-Oxley Act of 2002 riktar sig specifikt till ideella organisationer i endast två av dess många klausuler.

Sarbanes-Oxley Act § 1102

Avsnitt 1102 i Sarbanes-Oxley Act förbjuder specifikt att förstöra handlingar som är eller kan bli föremål för granskning vid en officiell utredning. Det innehåller emellertid inga specifika uppgifter om antingen dokument eller retentionstider. Den bästa ideen är att samråda med en ideell advokat innan du utarbetar din dokumenthanterings- och förstöringspolicy. Förutom att ge dig information om Sarbanes-Oxley Act, kan en advokat tillhandahålla information om lagar som kan gälla i ditt tillstånd.

Om dokumenthantering

Politikdirektiven bör omfatta både hårda kopior av dokument och information - inklusive e-postmeddelanden - lagras elektroniskt. Retentionperioder, som i allmänhet sträcker sig från tre år till permanent retention, beror till stor del på typen och betydelsen av den information som lagras i ett dokument. Till exempel, retention scheman för generell korrespondens, volontärregister, anställningsansökningar och inköpsorder löper vanligtvis inte mer än fyra år. Redovisningsrekord, kontoutdrag, fakturor och donationshandlingar måste i allmänhet behållas i 10 år. Bolagsordning, försäkringsdokument och skattedokument bör bevaras permanent.

Avyttring av företagsrekord

En förvirrande aspekt av att följa lagar och rekommendationer är att även om det finns ett överflöd av information om dokumenthantering, finns det mycket mindre information tillgänglig specifikt för destruktion av dokument. Istället förlita sig på och inkludera riktlinjer som de som tillhandahålls av Hälso- och sjukvårdsministeriet för bortskaffande av skyddad hälsoinformation. Till exempel innehåller direktiv som anger att inte bara kopior av dokument måste göras väsentligen oläsliga, oskärliga och oförmögna att rekonstrueras före bortskaffande, men papperskorgar och återvinningsfack måste vara belägna i områden som är otillgängliga för allmänheten. Ett annat alternativ är att avtala med en försäljningsleverantör. Direktiv för bortskaffande av information som lagras elektroniskt kan innefatta överskrivning eller utrensning av data med hjälp av specialiserad programvara eller förstöring av det media som data lagras på.

Skapa en policy för bevarande och destruktion av dokument

En omfattande politik börjar med att identifiera policys syfte, mål och mål. En definition avsnitt tydligt identifierar de typer av dokument som policyn avser och definierar vanliga termer som "dokument, " "shred" och "delete." Efter detta ställer ytterligare avsnitt upp förväntningar för märkning och lagring av dokument och tillhandahåller schema och instruktioner för granska och förstöra gammal information. En sista sektion behandlar och beskriver förfaranden för hantering av dokumentutkast. De flesta sammanfattar också politisk information genom att inkludera en tabell anställda kan hänvisa till för ytterligare information.