Effektiv e-postkommunikation

En effektiv e-post ger resultatet som avsedd av författaren. Om till exempel meddelandet är en begäran om information vid ett visst datum, kommer mottagaren att förstå. En effektiv e-post ger mottagaren en tydlig förståelse för avsändarens avsikt. Dåligt skrivet e-post, däremot, kan orsaka förvirring och skapa en dålig åsikt av avsändaren. Företag i alla storlekar kan uppnå en acceptabel standard för skriftlig kommunikation, inklusive e-post, genom att erbjuda egen inlärning om företagsskrivning och kräver användning av en stilmanual.

E-poststandarder

Skrivandet i e-postmeddelanden ska vara tydligt, koncist och grammatiskt korrekt. Dålig grammatik, felstavningar och felaktigt meningsstruktur kan distrahera läsaren. Författare ska försöka vara direkt, informativa och lösningsorienterade. Korta, korta e-postmeddelanden är läservänliga och lyckas normalt med att få meddelandet över. Den ideala meddelandestorleken kan vara två eller tre stycken med högst fem linjer. Författaren ska ange ändamålet med e-postmeddelandet i början av meddelandet och ge det önskade resultatet - till exempel förfallodagen för ett svar - i slutet.

Ämneslinjen

Tänk på ämnesraden som rubrik för en tidning eller tidningsartikel. Det ska vara kraftfullt, uppmärksamt och precis relaterat till innehållet eller syftet med e-postmeddelandet. En bra ämnesrad tar tag i mottagarens uppmärksamhet och får honom att öppna e-postmeddelandet och läsa det. Företagsemailer måste konkurrera med många andra meddelanden i företagsinkor. Vaga ämnesrader kan få ett viktigt email att kasseras eller förbises. Det kan leda till en försenad leverans eller en besviken kund. Det kan vara effektivt att upprepa ett förfallodatum på ämnesraden.

Innehåll

Salutationer bör anpassas så mycket som möjligt. Om det inte går att hitta namnet på en mottagare, ska e-postadressen åtminstone adresseras till en avdelning. Ett e-postmeddelande utan en namngiven mottagare kan hämnas oläst. Det ska inte vara mer än ett ämne per e-post. Om en anställd kommunicerar med en avdelning eller person om tre separata ämnen, ska hon skicka tre e-postmeddelanden. På så sätt fortsätter varje ämnesrad att ge mening i senare e-post och svar. Användningen av alla stora bokstäver eller fetstil för betoning bör minimeras. Denna övning kan vara irriterande för mottagare som inte bryr sig om sådana visuella signaler. Signaturblocket för företagsemail ska innehålla fullständig kontaktinformation.

Style Manual

Ett sätt att minimera e-postproblem på jobbet är att skapa en stilmanual som informerar medarbetarna om det rätta sättet att kommunicera elektroniskt. Först skulle företaget kunna rekommendera medarbetare att hänvisa till en av de guideböcker som finns tillgängliga i bokhandlarna. Företaget kunde anta vissa sätt att genomföra e-postkommunikation från boken och från andra källor. Så småningom skulle det finnas tillräckligt med information till hands som företaget kunde sammanställa i sin egen e-postmanual.