Effektiv projektledning i Small Business Organization

Effektiv projektledning i ett litet företag innebär att projektmålen når tid och inom budgeten, trots att de har färre resurser än stora organisationer. Det handlar om att identifiera vilka projekthanteringsmetoder du kan ansöka om ytterligare projektmål och vilka inte lägger till värde i den mindre strukturerade, småföretagande miljön. Verktyg som förenklar samarbetet och uppmuntrar till att dela information är användbara, medan förfaranden som kräver styva strukturer och detaljerade uppgiftsbeskrivningar inte fungerar bra i mindre organisationer. En kombination av högkvalitativ rapportering och flexibel organisation är den mest effektiva.

Schema

Projekt har en begränsad tidsram. Effektiv projektledning säkerställer genomförandet av enskilda uppgifter och hela projektet enligt schema. Programvara som genererar Projektutvärdering och granskningsteknik, eller PERT-diagram och Gantt-diagram kan du hålla reda på arbetsförloppet. Arbetsuppdelningsstrukturerna i dessa program låter dig dela varje del av arbetet i separata åtgärder som du kan utvärdera för genomförandegraden, medan PERT eller Gantt-diagrammen låter dig bestämma framsteg. Programmen är ofta utformade så att de rymmer även de största projekten, men de går också ner i arbetet för småföretagens projekt.

Kostar

Spårningskostnader är avgörande för småföretagsprojekt, eftersom verksamheten ofta har begränsade finansiella resurser. Schemaläggningssystemet kan innefatta kostnadsfunktioner, men för småföretag kan det vara mer öppet och effektivt att spåra kostnader via en traditionell budget. Budgeten visar stora kostnadsposter och kolumner för beräknad kostnad, inköpt kostnad och betald kostnad. Kolumnen för inköpskostnad är en tidig varningssignal som låter dig reagera och omförhandla inköpsorder om det råder stor skillnad. När projektet fortskrider och mer av kolumnerna fyller upp med matchande nummer kan du se att projektet är på spår.

kontroller

Schemaläggnings- och kostnadsspårningsfunktionerna låter dig avgöra när ett projekt är sen eller överbudget efter det faktum. För effektiv projektledning behöver du kontroller som förhindrar stora skillnader i första hand. För kostnader är kontrollfunktionen att begränsa utgiftsmyndigheten. Om anställda är behöriga att utfärda köporder endast upp till ett visst belopp, begränsar detta risken för kostnadsöverskridanden. För schemaläggningskontroller kan du använda milstolpar. De bästa milstolparna är externa sådana som tillstånd och licensiering. Om schemat kräver ett bygglov på ett visst datum har du en externt genererad milstolpe som innebär att du måste vidta korrigerande åtgärder för att lösa projektets framsteg, om det inte uppfylls.

Utvärdering

En nyckelfunktion för projektledning är att lära av erfarenheten. Lärande är särskilt viktigt för småföretag, eftersom de flesta av samma personer kommer att utföra samma arbete för framtida projekt. En samarbetsstämning utan att ge skulden är viktigt för effektiv utvärdering. Varje teammedlem måste kunna presentera problem och få dem att ta itu med. Processen måste erkänna att de personer som utför arbetet är mest auktoritativa på sin prestation. En effektiv utvärderingsfunktion i slutet av projektledningsprocessen stärker lagsamhållet och förbättrar företagets moral.