E-postregler för e-postmeddelanden

Korrekt användning av e-post är så viktigt att "netikett" nu diskuteras. Enligt Dictionary.com betyder denna term "regler för etikett som gäller vid kommunikation via datanät, speciellt Internet." Eftersom företagets e-post är en förlängning av en anställds arbetsprodukt, ses avsändaren av ett olämpligt e-mail som oprofessionellt. Alternativt kan en effektiv e-post som får resultat förbättra avsändarens bild. Sammanfattningsvis är en förståelse för reglerna för e-etikett viktig för framgång.

Förbereder e-posten

Företagsemail ska följa många av de riktlinjer som används för skriftlig kommunikation. Använd alltid korrekt grammatik och stavning. Undvik förkortningar, som "plz" och humörsymboler, till exempel ett leende ansikte. Huvudbokstäver är reserverade för betoning, eftersom deras användning överväger att skrika i internetkulturen. Gör e-post kortfattat och lättläst genom att skriva en beskrivande ämnesrad, använd bulletpunkter och sammanfatta viktiga punkter.

Skickar e-posten

Tänk två gånger innan du trycker på "send" -knappen. E-post är en form av kommunikation som kan ses av någon på vägen. Kopiera endast personer på ett nödvändigt sätt, för att undvika att överflödiga användare får onödig information. Kom också ihåg att känsliga ämnen ofta behandlas bättre via telefonen eller i person.

Svara på e-post

E-postkorrespondenter förväntar sig ofta omedelbara svar. För att hantera denna förväntan skapar du ett meddelande utanför kontoret med alternativ kontaktinformation när du inte är tillgänglig. Annars, svara på e-post inom en rimlig tidsram. Det är till hjälp att inkludera ett telefonnummer som en del av din hälsning så att mottagarna enkelt kan ansluta sig till dig på detta sätt.

Dela e-post

En e-post avsändare förväntar sig att hans adress inte kommer att delas för obehöriga ändamål, även om det inte formaliseras i en integritetspolicy. Avsändaren har också ett ansvar att inte inkludera känslig information, såsom kreditkortsinformation, som kan användas otillbörligt av en oavsiktlig part.

Använda företagets resurser

Emails som skickas på jobbet omfattas av företagets policy. Det är vanligtvis oacceptabelt att skicka skämt och kedjemail. Begränsa personlig e-postkorrespondens och använd en professionell e-postadress om du får välja en.