Funktionerna i ett informationshanteringssystem

Många företag använder någon form av ett informationshanteringssystem, eller IMS. Vissa mindre företag gör det genom en databas som finns i de flesta programvaruprodukter. Andra köper externt IMS och integrerar dessa system med nuvarande programvara. Den typ av informationshanteringssystem som ett företag väljer beror på hur mycket värde systemet kan ta med företaget.

Databashantering

Huvudfunktionen hos ett informationshanteringssystem är dess förmåga att lagra data och göra datan lätt att hämta av systemets användare. Den typ av databas du väljer bestämmer hur informationshanteringssystemet svarar på förfrågningar eller frågor för information. System som använder en relationsdatabas lagrar data i separata tabeller istället för ett stort bord. När data har lagrats kopplar databasadministratörerna relevanta datatabeller till varandra med hjälp av nycklar. Dessa nycklar identifierar förhållandet mellan data i ett bord och data i en annan tabell. Relationsdatabaser ger ett snabbare svar på frågor och lagrar mer information än hierarkiska databaser. Hierarkiska databaser öppnar alltid data som börjar högst upp i databasen och går neråt. Det ser inte på förhållandet mellan olika delar av informationen.

rapportering

Nästa viktigaste inslag i ett informationshanteringssystem kommer i form av rapporter. Ett informationshanteringssystem är bara lika bra som de rapporter som det genererar. Möjligheten att producera information som hjälper dig i din beslutsprocess är en viktig egenskap för denna typ av system. De flesta IMS tillhandahåller flera rapportmallar medan andra också erbjuder möjligheten att skapa specifika rapporter anpassade efter dina behov och att spara dessa rapporter som en mall för andra att använda.

Fri tillgång

Ett informationshanteringssystem som tillåter öppen åtkomst till systemarkitekturen gör att ett företag lättare kan följa med externa bestämmelser och interna krav. Öppen tillgång innebär att företaget lättare kan integrera IMS med befintliga system. Denna förmåga minskar behovet av servicepersonal för att utföra interna serviceändringar. Öppen tillgång minskar också underhållskostnaderna, eftersom interna resurser kan hantera underhållet av systemet.

Integration

Informationshanteringssystem integrerar vanligtvis med ett företags befintliga system. Hur väl dessa olika system integreras skapar ofta många utmaningar för interna och externa resurser. En bra IMS möjliggör enkel integration med äldre system, vilket gör det möjligt för ett företag att behålla utrustningens investeringar som redan har gjorts.

skalbarhet

Eftersom inte alla företag kräver ett fullständigt erbjudande av vissa informationshanteringssystem blir skalbarhet en viktig köpeskilling. Mindre företag kan kräva en nedskalad version av ett IMS nu, men inom några år kräver ytterligare funktioner och större databashanteringsfunktioner. Inköp av ett skalbart system ger ett företagsrum att växa utan att förlora sin initiala investering.