Filsystem för HR-chefen

När du är en personalchef, har ett organiserat, effektivt arkivsystem inte bara att hitta saker snabbt, men det är en extra fördel. Underhåll och lagring av kritiska journaler är lagstadgad, och ditt lilla företag kan vara ansvarigt om du inte lagrar information på rätt sätt.

Organisation

HR måste behålla filer på alla medlemmar i en organisation. Eftersom vissa uppgifter måste lagras separat - medicinsk information kan inte inkluderas i personalfilen, till exempel - flera filer för varje anställd är nödvändiga. För att effektivt hantera en stor mängd filer måste HR-arkiveringssystemet tydligt organiseras med namn och ämne, med standardformatering och användning av olika skåp för olika uppsättningar information.

Records Retention

Granska din företagspolicy för att säkerställa att du behåller register i enlighet med statens föreskrifter. Bestäm var du ska lagra filerna. Du måste behålla register över uppsägda anställda under en viss period, men det är osannolikt att du kommer att använda dessa filer regelbundet. Överväg att placera gamla anställda dokument med en lagrings- eller arkivservice utanför webbplatsen för att spara utrymme. Underhålla en databas med arkiverade poster som hänvisar till numret på rutan där dokumenten finns för enkel hämtning. Håll data på åldern av posterna i varje ruta och gruppera dem efter år så att poster kan strimlas när de överstiger de lagstadgade kraven eller organisationens förstöringspolicy. Att inte behålla ett organiserat system innebär onödiga lagringsavgifter för organisationen.

Relevans

HR-chefer vet att de förväntas vara oväntade. Ovanliga situationer är så vanliga i HR, företagswebbplatsen HR.BLR.com har en hel "HR Strange But True" sektion dedikerad till bisarra händelser - som den anställde som förfalskade juryns kallelse för att få ledig tid för en semester eller den arbetare som av misstag registrerade ett läkemedelsavtal på HRs röstbrevlåda. Märkliga situationer kan uppstå från tid till annan, men det betyder inte att du inte kan tillämpa din kunskap från andra ovanliga incidenter för att hantera en aktuell fråga. Underhålla ämnesfiler på specifika ämnen, diskussioner och kommittéer så att du inte återuppfinner hjulet när ett problem återkommer. Håll filer på de viktigaste frågorna som ska ändras nästa gång din organisation uppdaterar sina policyhandböcker. Granska filerna regelbundet för att säkerställa att materialet fortfarande är relevant och lagligt kompatibelt.

Elektronisk lagring

De flesta HR-avdelningar har flyttat till elektronisk lagring av data inom HR-informationssystemet. Skydda denna information som du skulle skriva in och lagra data i ett logiskt format för att användarna ska kunna komma åt. Märka elektroniska filer på ett tydligt och konsekvent sätt med kategorier som relaterar till pappersfilerna, så att dokumenten kan hittas enkelt och granska dataen regelbundet för att säkerställa att gammal och onödig information inte saktar ner systemet. Organisera din elektroniska data så att du kan köra rapporter efter behov.

säkerhet

HR-journaler är ofta känsliga och är sannolikt skyddade av sekretessregler. Spara kritisk information säkert så att åtkomst är begränsad till endast de anställda med tillstånd att visa informationen. Konfigurera spårningssystem, till exempel ett elektroniskt spår eller en loggfil för papper, förblir medveten om eventuell anställd tillgång, aktivitet på eller modifieringar av posterna.