Hur bidrar dokumentationsprocedurer till god intern kontroll?

Företagen sätter in intern kontroll för att begränsa riskerna. Möjliga risker är förluster, dålig prestanda på kontrakt, dålig kvalitet och bristande överensstämmelse med bestämmelserna. Dokumentationsförfaranden beskriver de dokument som företaget behöver för att genomföra sina kontrollsystem och tilldela ansvar för uppgifter och åtgärder. Småföretag kräver vanligtvis mindre dokumentation eller kontroller än större operationer eftersom varje anställd utför flera jobbfunktioner och ansvaret är tydligare. Effektiva dokumentationsförfaranden som resulterar i en minimal effektiv kontroll kan ge små företag en konkurrensfördel.

Organisation

Grunden för effektiv intern kontroll är ett organisationsschema som innehåller arbetsbeskrivningar. Dokumentationsprocedurer måste ange att arbetsbeskrivningarna tydligt beskriver uppgifter och ansvar för varje position i företaget. Dokumentationsprocedurerna ansvarar för att förbereda och uppdatera organisationsschemat och hur företaget använder diagrammet. Typiskt får anställda en kopia med detaljer om sin position och arbetsbeskrivning när de börjar.

Policies och procedurer

Dokumentationsförfaranden anger vanligtvis att en anställdsmanual måste innehålla all relevant policy- och procedurdokumentation. De specificerar vad handboken måste innehålla, vem ansvarar för att skriva och uppdatera policy och rutiner och hur företaget kommunicerar dem till de anställda. Dokumentationsprocedurer anger vanligtvis att anställda får en kopia av manualen när de börjar arbeta, undertecknar att de har tagit emot det och godkänner att följa policyerna och förfarandena. De får uppdateringar när de uppstår.

Godkännanden och godkännanden

Dokumenterade organisationsdiagram och personalhandböcker utgör grunden för interna kontroller, men de måste innehålla de faktiska kontrollåtgärderna. Dokumentationsförfarandena beskriver sådana åtgärder. De beskriver dokument som listar anställda som kan fatta beslut och som kan godkänna utgifter. Varje sådant dokument måste precisera vad arbetstagaren kan godkänna eller godkänna, vilken form godkännandet eller godkännandet ska ta och gränserna. Ett typiskt exempel är att en viss anställd är behörig att godkänna ett köp på upp till $ 10 000 genom att initialisera motsvarande rekvisition.

Stödjande dokumentation

Starka internkontrollsystem är beroende av stöddokumentation för att beskriva grunden för beslut. Dokumentationsförfaranden anger vilka beslut som kräver stöddokumentation och specificerar dess natur. Till exempel kan ett beställningsgodkännande kräva en rekvisition. I dokumentationsförfarandet anges att en anställd måste utarbeta en rekvisition innan han begär ett godkännande av en inköpsorder, och den beskriver informationen som rekryteringen måste innehålla.

rapportering

En viktig del i intern kontroll är rapportering av viktig företagsinformation. Dokumentationsförfaranden stärker intern kontroll genom att specificera vilken information sådana rapporter måste innehålla, vem ansvarar för förberedelserna och vem som ska få rapporterna. Vissa rapporter innehåller konfidentiell information, och dokumentationsförfarandet måste ange vilka rapporter som är känsliga och detaljerade säkerhetsåtgärder.

Försoning

Även i småföretag resulterar dokumentationsprocedurer i olika dokument som har oberoende källor. En effektiv metod för att verifiera deras noggrannhet är att inrätta försoning mellan jämförbara data från olika författare. Dokumentationsförfarandet måste ange vad försoning måste ske och vem ansvarar för att utföra det. Det måste beskriva en metod för att hantera avvikelser och tilldela ansvar för att lösa skillnader.