Bra stängningar för företagsmeddelanden

Skriftlig kommunikation i affärer är mer formell än personlig kommunikation. Oavsett om du kommunicerar via e-post eller ett skriftligt brev, ska du använda rätt öppning och stängning för dina meddelanden. Undvik textförkortningar och slang till förmån för formell setningskonstruktion, och dubbelkontrollera stavning och grammatik. Ditt företagsmeddelande kan vara din enda chans att ge ett bra intryck på den person du skriver. Den stängning du väljer för ditt meddelande beror på ditt förhållande till mottagaren av meddelandet och stämningen du vill förmedla.

Ändamål

När du kommunicerar med någon ansikte mot ansikte, uttrycker ditt uttryck, kroppsspråk och tonfall din inställning och förbättra meddelandet du levererar. Skriftlig kommunikation erbjuder inga av dessa ledtrådar. Salutationerna och stängningarna i dina meddelanden berättar läsaren något om din attityd och känslor. Joan Waldvogel, som skriver i 2007 "Journal of Computer-Mediated Communication" kallar hälsningar och stängningar "artighet markörer." De är en chans för dig att uttrycka värme eller vänlighet i vad som annars kan vara ett kallt, sakligt meddelande.

Vanliga stängningar

Stängningar för affärsmeddelanden tenderar att hålla sig till flera stockfraser: "uppriktigt", "uppriktigt din, " "respektfullt", "hälsningar" eller till och med "bästa hälsningar". Varje förmedlar en nivå av formalitet eller informellitet. "Med vänliga hälsningar" är lite varmare än "uppriktigt", medan "hälsningar" och "bästa önskningar" är mindre formella. Om du har kommunicerat med den person som du skriver för, ta en cue från den stängning de använder på deras brev och använd samma stängning eller en med samma nivå av formalitet.

E-post

Många använder inte formella stängningar när de skriver e-post. Men att göra det i företagskommunikation kan fungera till din fördel. Waldvogel rapporterade att i flera studier, e-post mottagare såg e-post med hälsningar, stängningar och artiga ord som "tack" och "tack" mer gynnsamt än mer abrupta e-postmeddelanden och att de såg på de personer som skickade dem som någon de ville arbeta med . Bifoga en enkel stängning som "uppriktigt" kan göra mottagaren att se dig mer gynnsamt.

Andra överväganden

Om du vill göra meddelandet lite mindre formellt, lägg till ett efterskrifter efter signaturen på din företagsbrev. Det kan vara skrivet eller handskriven och kan lägga till en personlig anteckning, till exempel ett tack för en tjänst, bästa hälsningar för en familjemedlems hälsa, omnämnande av ett trevligt lunchmöte eller något av den typen. Den här noten förstärker den personliga kopplingen mellan dig och den person du skriver till.